A sua empresa podia viver sem fechar o ciclo?

Poder, podia, mas não era a mesma coisa!

Ainda esta semana, num programa de Dinamização Empresarial que estamos a assegurar numa empresa na área do retalho, falávamos de campanhas, de como a equipa adere à focalização na venda dos produtos e serviços que estão em campanha e de quão habitualmente estas correm bem.

Mas o que é afinal “correr bem”?

Só podemos saber se uma iniciativa teve sucesso se, de início, definirmos objectivos e se estes forem efectivamente ultrapassados. Se não tivermos nenhuma ferramenta ou modelo de medição, nunca vamos passar de uma avaliação empírica…

É que se para o Vendedor A correr bem são 5.000€, para o Coordenador Regional de Vendas são 25.000€ e para o Director Comercial menos de 100.000€ não são resultados que se apresentem!

Começar… pelos objectivos

Se se tivesse definido como objectivo da campanha 20.000€ e se se tivessem atingido 25.000€ poderíamos ter o Vendedor A contente pela sua quota-parte de contributo para o sucesso da campanha e o Coordenador de Vendas orgulhoso da sua equipa. O Director Comercial, em vez de criticar os resultados, poderia estar disposto a premiar o facto de estes terem sido atingidos. Interessante, não?

E o mesmo acontece com as vendas em geral e com todas as outras áreas chave de resultados na empresa. Se não definirmos o que queremos atingir, nunca vamos saber se lá chegámos…

Na mesma linha, se para além de melhores resultados for imperativo melhorar a rentabilidade, e sobretudo a margem bruta, se não o definirmos em termos percentuais, como vai organizar-se e até onde vai negociar o Director de Compras? Se não estipularmos qual a percentagem do lucro que vamos reservar para inovação, em que vai o Director de Operações investir em termos de investigação e parcerias? Se não houver um budget de Marketing & Comunicação, o que vai a Área Comercial esperar para ajudar a dinamizar as vendas? Se o departamento de Recursos Humanos for aquele em que, à semelhança dos últimos anos, tudo está “freeze”, como vamos motivar e fazer crescer as Equipas? Se não houver um Roadmap do negócio, para onde vai a Administração ou a Direcção levar a empresa e como vai comunicar com a equipa?

Se a sua empresa não tem um ERP topo de gama, um tableaux de bord ou um balanced scorecard estruturado, que isso não sirva de refúgio para não começar. Uma simples folha de cálculo, com as iniciativas / áreas a medir em linha e o planeado, o real e os desvios em coluna, são mais do que o suficiente para começar.

Assegure-se de que cada elemento da equipa percebe as suas responsabilidades e está inteiramente ciente do que é esperado dele em determinado horizonte temporal. Se fizer sentido (e a equipa tiver maturidade para isso), individualize colunas para os objectivos e o real de cada colaborador.

Perseguir… os objectivos

Se os objectivos dão tanto trabalho a definir, porque é que nos permitimos esquecer deles?

Testar e medir, testar e medir, testar e medir… sempre! Fazê-lo semanal, mensal ou trimestralmente, de forma sistemática e sem abandonar.

Definir objectivos ou linhas de orientação é crítico, mas operacionalizá-los é muito mais. Ao testar e medir, temos a oportunidade de abandonar o que não funciona de todo, melhorar ou corrigir o que está um pouco aquém e influenciar o que vamos fazer no dia, na semana, no mês seguinte para atingir os números. É por isso que costumamos dizer que o que é medido acontece!

Para o fazer ao longo de um trimestre, de um semestre, de todo o ano, é preciso perseverança e muita disciplina. É preciso fazer reuniões de progresso com as equipas e alinhar as ideias e as acções para as correcções necessárias.

Se não tivermos a informação que nos permita seguir e monitorar as acções, como é que podemos tomar as decisões certas, com que base é que vamos estar posicionados para realinhar estratégias, que inputs teremos para comunicar e dar feedback às nossas pessoas?

É nesta vertente que a maior parte das empresas falha. Muitas vezes até têm ferramentas bem estruturadas, começam bem no início do ano mas, passados 2 ou 3 meses, o processo cai… Lá está mais uma das situações em que a gestão é deixada para trás para acudir às urgências e, quando damos por nós, perdemos o fio à meada.

E… fechar o ciclo!

“Fazemos tudo bem até ao controlo, o que nos está a faltar é apurar os resultados” – onde é que já ouvimos isto?

Partilhe os resultados de cada iniciativa, das campanhas, das estratégias, do trimestre, do ano, com a sua equipa. Tire elações do que correu menos bem, reforce positivamente o que e quem se destacou. E se alguma coisa correr mal, crie uma oportunidade para o comunicar de forma individualizada com o elemento em causa, nem sempre o nosso silêncio é a melhor forma de ajudar as pessoas a crescer…

Obviamente que cada colaborador se motiva por diferentes coisas e que são muitos e complexos os ingredientes que contribuem para o aumento da produtividade nas empresas, mas acção positiva e reforço positivo nunca desiludiram ninguém.

Fechar o ciclo passa também por medir o desempenho da equipa e por premiar de forma diferenciada quem se distinguiu. Se houver mais resultados para a empresa, porque não premiar cada um pelo seu contributo para esses mesmos resultados?

Não me vai dizer que os bónus estão a dieta, ou vai? Mesmo que a política de compensação esteja um pouco mais esbelta do que noutros tempos (e, se assim for, certifique-se que esse emagrecimento começa por si), há sempre maneiras criativas de contornar a questão.

E, já agora, uma regra de ouro, não feche um ciclo sem iniciar outro…

A sua equipa fará o que o vir fazer. O exemplo não é a melhor maneira de influenciar alguém, é a única…