75% dos planos comerciais que se desenham em Outubro estão obsoletos antes de Janeiro acabar. E a culpa raramente é do mercado. Está em 5 erros que se repetem ano após ano — e que ninguém aprende.

Neste vídeo, José de Almeida disseca os 5 erros que arruínam o planeamento comercial do próximo ano — confundir orçamento com plano, replicar o ano anterior em piloto automático, hipotecar o arranque para fechar o presente — e entrega a sequência Outubro / Novembro / Dezembro que separa equipas que crescem de equipas que sobrevivem.

Planeamento comercial: as 3 verdades em rodapé

O vídeo cobre os 5 erros mais comuns. Mas existe um padrão por trás dos cinco: o plano comercial é um documento, não uma rotina. As três verdades que falam pouco e custam muito.

O plano que ninguém revisita é um documento, não estratégia

75% dos planos comerciais escritos em Outubro estão esquecidos em Fevereiro. Não é por preguiça — é por ausência de ritual. Sem revisão estruturada, o plano fica num PDF que ninguém abre depois da apresentação inicial. Três rituais que mantêm o plano vivo:

• Revisão mensal de 90 minutos: primeira segunda do mês. Verifica desvios vs plano, ajusta táticas, mantém estratégia.
• Revisão trimestral de meio dia: nova versão do plano se necessário. Estratégia pode mudar — convicção de que o plano de Outubro era profecia infalível é o que mata empresas.
• Painel semanal de 15 minutos: 3 indicadores fixos visíveis a toda a equipa. Pipeline, fecho do mês, atividade. Sem dashboard sofisticado — número numa parede chega.

3 KPIs que importam mais que a quota anual

1. Taxa de conversão por fase do funil. Saber que 30% das propostas fecham é interessante. Saber que 60% das demos fecham e só 25% das reuniões iniciais avançam para demo diz onde está o gargalo real. Pipeline de vendas bem desenhado mede cada transição, não só o resultado final.
2. Velocidade média de fecho. Tempo entre primeira reunião e contrato assinado. Subir mais de 20% face ao trimestre anterior é alerta vermelho — algo está a travar.
3. Cobertura de pipeline. Valor de pipeline em fases avançadas dividido pela quota do período. Abaixo de 3x é zona de risco — pode ainda fechar, mas vai depender de sorte, não de processo.

Reuniões mensais que valem o tempo (e as que não valem)

A reunião de pipeline mensal é onde o plano comercial vive ou morre. Três diferenças entre as que produzem decisão e as que produzem desabafo:

• Foca-se em 5-10 negócios, não em todos. Discutir o pipeline inteiro em 1 hora é teatro. Discutir os 5 negócios que decidem o trimestre em 1 hora é gestão.
• Cada negócio sai com próximo passo nomeado e data. “Vou seguir” não é próximo passo. “Vou marcar reunião com o CFO até quarta” é. Liderança comercial bem-feita não tolera ambiguidade na saída de reuniões.
• Não se discutem comerciais ausentes. Decisões sobre quem não está presente são fofoca disfarçada de gestão. O comercial vem à reunião ou a discussão fica para o 1-para-1.

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Este diagnóstico é uma etapa crítica em qualquer programa de formação de vendas. Só assim é possível adaptar a metodologia à realidade da empresa, identificar falhas estruturais e implementar melhorias que permitam elevar a performance comercial de forma consistente e sustentável.

A importância do diagnóstico na formação de vendas

Um programa de formação de vendas verdadeiramente eficaz não começa com técnicas de fecho ou scripts de abordagem. Começa com perguntas difíceis:

• Como é feito o contacto inicial com o cliente?
• Que tipo de valor é apresentado?
• A equipa compreende realmente o negócio do cliente?

Sem estas respostas, qualquer formação corre o risco de ser apenas teórica — e ineficaz.

O primeiro grande erro: abordagens comerciais ultrapassadas

Um dos aspetos que mais me preocupa é a forma como muitas empresas continuam a chegar aos seus potenciais clientes. Em grande parte dos casos, a estratégia resume‑se a uma abordagem que costumo designar por:

A abordagem “Olá, cá estou eu”

A conversa típica soa mais ou menos assim:

“Olá, cá estou eu… gostaria de agendar uma reunião consigo. Não é para lhe vender nada, é apenas para o conhecer e perceber se podemos trabalhar em parceria…”

Agora pense como cliente.
O que acha que a pessoa do outro lado pensa?

“Tu e mais 300 hoje.”

Esta abordagem deixou de funcionar há muito tempo. O mercado mudou, o cliente está mais informado e mais exigente. Ainda assim, muitas empresas insistem neste modelo, sobretudo por falta de formação de vendas atualizada e orientada para o cliente.

O impacto da crise e da pandemia no processo comercial

Desde a crise de 2009 até à pandemia, as empresas foram forçadas a abandonar a postura passiva do “venha a nós” e a procurar ativamente os clientes. O problema é que muitas fizeram essa transição sem rever processos nem investir em formação de vendas.

Resultado?
Mudaram os canais, mas mantiveram os mesmos erros.

Segundo erro crítico: reuniões comerciais sem preparação

Mesmo quando os comerciais conseguem chegar à conversa com o cliente, surge um segundo erro grave: falta de preparação para a reunião.

A frase que denuncia tudo

Existe uma pergunta que denuncia imediatamente a ausência de preparação:

“Já agora, o que faz a vossa empresa?”

Muitos gestores acreditam que isto já não acontece. A realidade é que acontece — e com mais frequência do que se imagina.

As desculpas são recorrentes:

• “Vamos reunir e logo se vê.”
• “Depois ajustamos em função da conversa.”
• Ou, no melhor cenário, uma visita rápida ao LinkedIn minutos antes da reunião.

Nada disto substitui uma formação de vendas estruturada, orientada para planeamento, pesquisa e criação de valor.

Terceiro erro: a síndrome dos sapatos

Para fechar, deixo‑lhe um terceiro erro muito comum nos processos comerciais: a síndrome dos sapatos.

O que é a síndrome dos sapatos?

É a incapacidade de o comercial se colocar nos sapatos do cliente.
Ou seja, olhar para a sua argumentação comercial do ponto de vista de quem compra.

A pergunta-chave deveria ser:

Aquilo que estou a dizer faz realmente sentido para o cliente?

Na maioria dos casos, não faz.

Falta de conhecimento do negócio do cliente

A principal razão para este problema é simples: falta de conhecimento real do negócio do cliente.

Quando o comercial não consegue descer ao nível operacional e explicar a mais‑valia do produto ou serviço com base na dor concreta do cliente, o processo de venda torna‑se muito mais difícil.

É aqui que a formação de vendas tem um papel decisivo:

• Desenvolver pensamento estratégico
• Criar empatia comercial
• Ensinar a gerar valor antes de tentar vender

Quando questionadas sobre estes erros, muitas equipas recorrem a desculpas. Uma das mais comuns é:

“Até o Mourinho falha… porque não nós?”

A diferença é simples:
o Mourinho analisa, ajusta, treina e melhora continuamente.

E a sua equipa comercial?

• Aprende com os erros?
• Ajusta processos?
• Investe de forma contínua em formação de vendas?

Ou continua a repetir os mesmos comportamentos, à espera de resultados diferentes?

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No entanto, se observar à sua volta, verá que continuamos a ter empresas que em tempos de vacas magras desprezam literalmente os seus clientes de longa data ou então os seus potenciais clientes.

De que forma é que muitas vezes isto é feito?

Que tal fazer um pouco de investigação à sua empresa?

Já experimentou passar-se por cliente e ligar para o departamento comercial?

Pode ser uma forma simples e eficaz de medir a performance da sua equipa.

Coloque-lhes várias questões.

Das mais simples às mais complexas.

Procure puxar por eles em situações que sejam um pouco fora da norma e veja como reagem.

Já ouviu a expressão:

“Comeste a carne, agora róis os ossos”?

Aqui na minha terra, na Beira Alta, é bastante frequente.

Nas vendas costumo dizer que funciona um pouco ao contrário.

“Primeiro róis os ossos e só depois comes a carne”.

Por quê?

Porque um potencial cliente, quando muda de fornecedor, é precisamente isso que faz.

Primeiro apresenta-nos situações pequenas de fornecimento de produtos ou de serviços. Muitas vezes os comerciais olham para estas situações com desprezo e não lhes atribuem a importância que de facto deveriam.

Só depois, é que avança com as situações mais atrativas para nós em termos de negócios.

Ora se um cliente anda a procurar um novo fornecedor, seja por questões de insatisfação, seja para aproveitar a inflação e ter melhores preços ou condições de pagamento, e encontra esta situação, o que acham que acontece?

Claro, dá meia volta e baterá a outra porta.

Mas será que devemos atender todos os caprichos de um cliente?

Depende um pouco da nossa estratégia comercial.

Por exemplo, se a nossa empresa é especializada num tipo de produto ou serviço e nada mais, e toda a estrutura está direcionada para aquele tipo de negócio sem preparação para os pedidos “especiais” dos clientes, então provavelmente não fará muito sentido este tipo de abordagem.

Será mais vantajoso fazer uma parceria com um concorrente, mais pequeno, que possa endereçar estas necessidades especiais.

Aqui o que impera é o foco.

Faz mais sentido, por exemplo, apostar em estratégias de manutenção dos clientes atuais, melhorando a qualidade e rapidez de resposta da equipa comercial.

No caso de a nossa empresa ter uma postura mais flexível, devemos definir regras que sirvam de guia aos nossos comerciais e que possam cobrir cerca de 80% das situações que surjam.

Por exemplo, dar-lhes acesso a uma base de dados de empresas que indique claramente o potencial do cliente com base em indicadores como:

• Volume de faturação
• Nº. de empregados
• Capacidade financeira / prazos de pagamento

Poderá estar a pensar, mas onde é que posso encontrar isto?

Existem no mercado, bases de dados de empresas, como a InformaDB, Coface, Racius, entre outras, que permitem aceder a este tipo de informação e tornar o processo comercial muito mais eficiente do ponto de vista do potencial de negócio.

Uma das coisas que realizamos frequentemente com os nossos clientes nos processos de diagnóstico comercial que realizamos é precisamente analisar até que ponto as regras de funcionamento comercial estão ou não definidas e, se o estão, como são percecionadas e seguidas pelos comerciais.

Num dos nossos clientes mais recentes, conseguimos, após a implementação de regras claras de trabalho, aumentar a eficiência do processo comercial em cerca de 30%.

E os seus comercias, brincam às vendas?

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Qualquer comercial sabe que para conseguir vendas, tem de fazer propostas, para fazer propostas tem de fazer reuniões, para fazer reuniões tem de conseguir marcá-las, para conseguir marcá-las tem, na maior parte dos casos, de fazer telefonemas.

Trata-se de algo a que, na maior parte dos casos, uma empresa e o seu ciclo comercial não conseguem escapar.

A síndrome do encher e vazar prende-se com o facto de que muitas das empresas erradamente trabalham por ciclos deste género.

Quando não têm vendas, trabalham que nem uns doidos para as obter, dedicando-se afincadamente a este propósito.

Quando conseguem os negócios, envolvem-se de tal maneira no sucesso dos mesmos que por vezes descuram a atividade e as estratégias comerciais.

Um belo dia acordam e verificam que estão outra vez sem negócios para trabalhar e lá vão eles dedicar-se à atividade comercial novamente.

Chamamos a isto o ciclo do Encher e Vazar, por razões óbvias.

A questão é que muitas das empresas não entendem que devem balancear a sua atividade e estratégias comerciais com a atividade de entrega dos produtos ou serviços, mesmo quando as equipas comerciais são em parte partilhadas com as outras áreas.

Este tipo de ciclos faz com que as empresas se esgotem e exista um sentimento de que a atividade comercial é sempre tão difícil, quando na realidade poderia ser muito mais simples.

Por outro lado, nas fases em que a empresa está mal comercialmente, os comerciais têm tendência a facilitar a nível de descontos ou concessões, dado que estão mais “aflitos” para conseguir negócios.

Desta forma, a nossa posição negocial perante as empresas nossas clientes é sempre bastante frágil.

Mas será que isto tem de ser sempre assim?

No nosso entender não.

Conseguir ultrapassar este tipo de ciclos e desabituar as pessoas das suas vicissitudes passa, em primeiro lugar, por fazer entender aos vendedores que a gestão eficaz e repartida do seu tempo tem de ser uma das principais preocupações.

Tem de ser repartida de facto pela área comercial e as outras áreas em que estão envolvidos.

Devem ser dedicados blocos de tempo exclusivos na semana para as habituais tarefas de prospeção e seguimento de negócios, que tantas vezes ficam descuradas na azáfama do dia-a-dia.

Se não existir a dedicação quase “figadal” à prospeção todas as semanas, rapidamente se entra no descalabro de não ter oportunidades para trabalhar  e novamente entramos no ciclo de Vazar e Encher.

A outra forma de combater estas situações tem a ver com a utilização de estratégias comerciais baseadas no processo de iVENDAS, ou seja, um conceito que criamos e que permite um acesso mais facilitado aos decisores.

No congresso do ano passado que realizámos, dedicado ao tema “Motivação e Desempenho Comercial”, quase 40% dos inscritos foram conseguidos através deste tipo de estratégias.

Ou seja, a divulgação através de estratégias comerciais baseadas no processo iVENDAS, que pode passar por: redes sociais, programas de “lead nurtering”, publicidade online, campanhas e afins.

Para terem uma ideia do sucesso desta iniciativa, estiveram presentes mais de 430 pessoas em Lisboa e mais de 200 em Braga de empresas Nacionais e Internacionais.

Quanto à utilização destasestratégias comerciais, por norma, permite chegar às empresas e conseguir que elas nos abram as portas sem custos de prospeção tão elevados.

A ideia é ter um conjunto de estratégias de marketing de baixo custo que nos permitem despertar o interesse dos nossos clientes de formas alternativas e mais eficazes do que as que habitualmente se utilizam.

Algumas das estratégias comerciais do processo de iVENDAS que implementamos em clientes nossos chegam a ter uma taxa de retorno de cerca de 20% a 30% dos contactos efectuados.

Pense um pouco comigo, se em vez de andar atrás do seu cliente, fosse o seu cliente a andar atrás de si, qual seria a sua posição negocial?

Não seria mais eficaz?

Claro que sim.

Esta semana pare um pouco para pensar!

“Será que não existirão formas mais eficazes de chegar aos nossos clientes?”

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Ainda no outro dia, quando fazia tempo para uma reunião na zona da Expo, olhava para o que antes tinha sido um corrimão em perfeito estado, e que agora estava um caos, e pensava que, de facto, algumas coisas andam a rebentar pelas costuras.

Mas porque é que escolhi este tema para o artigo de hoje?

Bem, a questão é simples de explicar.

A maioria das empresas tem por hábito adiar as “reparações” que têm de ser feitas.

Seja na vertente das pessoas, seja na vertente dos processos, seja na vertente da tecnologia.

Se nos focarmos na área comercial, como é minha intenção hoje, podemos ver isso bem representado na organização e modo de funcionamento das áreas comerciais da maioria das empresas.

Algumas delas encontram-se de tal maneira paradas no tempo que nem notam que o mundo à sua volta mudou e evoluiu e a forma como se vendia há cinco ou dez anos já não é a forma como se vende hoje em dia.

Quer um exemplo?

Há dez anos funcionava bem o processo comercial tradicional.

Prospeção (telefonema), reunião, proposta, fecho ou perda de negócio.

Nos dias que correm, se nos focarmos apenas nas primeiras duas componentes, o mesmo já não é verdade.

Por um lado, a velocidade com que se fazem os negócios hoje em dia não permite que eu me compadeça com a “lentidão” e ineficácia do processo de prospeção tradicional.

O velho “Boa tarde, fala José de Almeida, gostaria de marcar uma reunião com o Eng.º XPTO” é algo que já nem bem fica à maioria das empresas.

O conjunto de informação que existe disponível sobre os clientes na ‘internet’, seja através dos sites de ‘networking’, como o “LinkedIn”, seja através das redes sociais como o “Facebook”, faz com que seja muito mais eficaz conhecer o meu “alvo” primeiro antes de o abordar.

Por outro lado, em vez de os abordar só para mostrar o que vendo, a informação disponível na ‘internet’, seja no site, seja nas notícias ‘online’ sobre a empresa ou o sector de atividade, permite que eu possa criar uma proposta de valor provável (digo provável porque só durante a reunião é que de facto a podemos validar), antes de abordar o cliente.

Poderá estar a pensar, mas isso de preparar a abordagem já não se fazia antes?

Claro que sim, só que dava muito mais trabalho.

Se quiser fazer a experiência, procure no LinkedIn o nome de uma empresa ou de uma pessoa que conheça (se procurar pelo email dela, funcionará melhor).

Adicione-a como amigo, explicando que têm interesses em comum, por exemplo.

Depois vá ao perfil dela e analise os seus gostos, o que lê, quais os grupos a que pertence, etc.

Após este pequeno exercício, está ou não com um conjunto de informação adicional na mão, que lhe pode permitir fazer pontos de contacto com essa pessoa, diferente da habitual? Claro que está. Com as empresas é a mesma coisa.

Vá ao Google e pesquise o nome da empresa, a pessoa, os produtos ou serviços que comercializam.

Analise a informação e construa um mapa mental da empresa que vai abordar.

Do que têm feito, dos produtos que têm maior promoção do lado deles, das notícias sobre a empresa que aparecem nos jornais ‘online’, etc.

Agora, quando pensar na abordagem, tem na sua mão muito mais informação do que a que inicialmente possuía.

O problema com as redes sociais e com os sites de ‘networking’ é só um.

As pessoas pensam que estão a “caçar”. O caçar neste terreno não funciona!

Se mudar a abordagem e se preocupar em semear, pode vir a ter aqui um grande filão de contactos comerciais.

Preocupe-se em pensar como alimentar as redes com artigos, vídeos, ou outro material que desperte o interesse dos seus possíveis clientes.

Procure que seja conteúdo simples e de fácil leitura ou visionamento.

Primeiro entenda que as redes sociais, no modo de semear, são literalmente como um campo que é cultivado.

Tem de ser regado, tem de se colocar adubo, tem de se cuidar das plantas… e só mais tarde, por vezes anualmente, é que dão frutos.

Mas quando dão…

Esta semana pare um pouco para pensar.

“Será que o meu processo comercial não estará a precisar de obras?”

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A aposta em acções de marketing, comunicação, divulgação, assessoria de imprensa, anúncios, networking, entre outras, é cada vez mais ponderada dentro das empresas. Para muitas é o MAIOR investimento que fazem em toda a sua existência para alavancar as suas estratégias comerciais.

Para uns é considerado ainda um custo, mas para outros começa a ser visto como um investimento importante. Acima de tudo, teremos sempre de ter em conta o tamanho do investimento e do retorno que este trará.

Temos falado sempre na importância destas apostas, da necessidade de medir o resultado e avaliar a sua continuação. Pretendemos hoje abordar, em alguns campos de investimento de marketing, a diminuição do tamanho do investimento, sem com isso comprometer a eficácia do trabalho:

1. Aposta em Assessoria de imprensa

– Sempre uma incógnita se não tiver como medir o sucesso. A nossa meta é sempre a aposta nos media que vão ao encontro do nosso público alvo. Por vezes o tiro não é certeiro, mas para certas empresas o caminho faz-se andando e há todo um caminho a percorrer;

– Garanta que todos os seus prospects são selecionados de modo a saber qual a acção que despertou o interesse e o fez contactá-lo;

– Seja exigente com a empresa de Assessoria que contratar e procure sempre estabelecer uma boa comunicação com ela.

2. Aposta em site

Muitos euros são investidos na criação de sites e infelizmente são poucas as empresas que sabem efectivamente a quantidade de leads que vêm do seu site. O tamanho do investimento será tanto maior quanto menor for a quantidade de informação que podemos retirar daí em termos de marketing.

– Valide o prospect para saber se vem pelo site;
– Crie no site um espaço para cliente preferencial;
– Procure obter as estatísticas dos indicadores do site: quantas entradas, tempo médio de pesquisa, páginas mais procuradas, entre outras.

3. Newsletters

Nem todas as empresas estão dispostas a investir num servidor potente que permita uma comunicação periódica com os seus clientes através do envio de mensagens sem serem consideradas SPAM. Existem no entanto inúmeras empresas que permitem o envio seguro da informação por e-mail, seja formato newsletter, seja outro, e sem que tal seja considerado publicidade não solicitada.

Ainda mais, empresas online, como a www.constantcontact.com, permitem que veja quem abriu o seu e-mail, quem apagou, quem não recebeu e quem se ligou ao seu site por ter recebido uma newsletter com informação da sua empresa.

Permite assim enviar muita informação por valores muito pequenos e de modo consistente.

4. Programa de Referências

Quando foi a última vez que recebeu um postal por ter recomendado uma empresa sua fornecedora ou cliente a alguém? Pois, muitos de nós referenciamos imensas empresas, mas a feliz contemplada com mais um cliente não reconhece a nossa fidelização. Embora possa não ser considerado marketing ou comunicação, é no entanto uma excelente estratégia para apostar.

O tamanho não interessa, pois podemos estar a falar de um simples postal de agradecimento. O que importa é dizer que reconhecemos a referência e agradecemos o novo cliente.

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Claro que sim.

Ao escrever este artigo, recordo-me de um anúncio da minha infância que dizia:

“E se um desconhecido lhe oferecer Flores…
Isso é …”

Recorda-se?

Bem, talvez os mais antigos se recordem.

Hoje trago-vos este tema devido à temática que se está a atravessar.

A crise.

Parece que o País está todo em suspenso à espera da retoma.

À boa maneira portuguesa, a maioria das empresas está à espera que a economia retome, que o Obama faça qualquer coisa, que os juros do crédito baixem, que o D. Sebastião regresse.

Enfim, sempre à espera de qualquer coisa.

Por outro lado, uma franja das empresas aproveita este adormecimento da maioria dos seus concorrentes e ataca o mercado ainda com mais força e com iniciativas muitas vezes inovadoras.

Quando no início do artigo Vos falava de “Oferecer Formação de Vendas”, estava a referir-me a fazê-lo aos Vossos clientes.

Porquê?

Porque, como provavelmente diriam os Gato Fedorento, o evento de lançamento dos seus produtos com o croquete e o rissol já está “demodé”.

Agora o que está a dar é algo completamente diferente.

Não digo que contrate os Gato Fedorento para realizar um evento com os seus clientes, provavelmente a maioria de nós não tem orçamento para isso, mas sim algo muito mais simples.

Hoje em dia os nossos clientes encontram-se saturados de iniciativas comerciais para as quais são convidados.

Irem a um evento para ouvir falar de produtos ou soluções, por mais fantásticos que eles sejam, começa a saturá-los e a fazê-los ficar com aquele gosto na boca a “é mais do mesmo”.

Se pensarmos em conjunto, o que é que levaria os seus clientes a um evento?

Em primeiro lugar, teria de ser algo de diferente, mas que lhes proporcionasse algo que eles quisessem ou necessitassem de facto de obter.

Daí o falarmos de oferecer formação comercial aos seus clientes.

Mas quem diz formação comercial diz qualquer outra temática de formação que necessitem.

Por vezes existem nas empresas especialistas em determinados domínios do conhecimento que nunca são (perdoem-me a expressão) postos a render.

Porque não organizar em vez de um evento, um Workshop de Formação sobre um tema que interesse aos seus clientes, trazendo até eles um especialista?

Não tem de ser ninguém de fora.

Pode ser perfeitamente o tal especialista que a sua empresa tem nas vertentes mais técnicas e que pode perfeitamente fazer um workshop de formação de uma a duas horas.

Ora este sim, é um “isco” que com certeza irá levar os seus clientes até si.

Tendo-os todos reunidos, pode optar por lhes distribuir alguma documentação das suas soluções ou, se quiser, fazer uma pequena apresentação de não mais do que vinte minutos, para não os saturar.

Nos intervalos ou num possível almoço ou jantar de confraternização, os seus comerciais têm ali uma oportunidade de conviver e reforçar ainda mais o relacionamento com os seus clientes.

Ora este é um exemplo prático de como colocar um dos maiores princípios de influência em funcionamento.

Não sabe qual é?

Trata-se da reciprocidade.

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