Com a evolução dos softwares de contabilidade, são cada vez mais raros os erros que se fazem durante o processo de lançamento de documentos contabilísticos. Existem várias verificações que o software vai fazendo ao longo do processo, emitindo avisos caso existam erros de lançamento.
Se a máquina raramente falha, os erros que podemos encontrar são erros humanos, como por exemplo erros de digitação com troca de algarismo (conhecidos como erros de simpatia em que trocamos um 54 por um 45) ou lançamento em contas erradas.
Verificar se o balancete foi “martelado”
A contabilidade baseia-se num princípio contabilístico chamado de partilhas dobradas, o que significa que sempre que se lança um valor a débito deve ser lançado o mesmo valor a crédito.
Desta forma, no final do balancete, o total de valor a débito deve ser sempre igual ao total de valor a crédito. Nenhum software de contabilidade permite que exista uma diferença, portanto se ela existir significa que o balancete foi alterado manualmente.
Claro que, sabendo disto, qualquer um pode deixar o débito igual ao crédito no final do balancete e alterar os números pelo meio.
Para verificar se as somas estão certas temos de somar as contas de integração, as de 2 dígitos (por exemplo, somar a 11 a 12 a 21 a 22 na coluna de débito e de crédito). A soma parcial das contas a 2 dígitos deve ser igual ao total do balancete a débito e a crédito. Se existir diferença é porque alguma conta de integração foi alterada e nesse caso temos de fazer o mesmo exercício dentro de cada conta (por exemplo, somar a 12.1 a 12.2 e a 12.3 e verificar se dá o total da 12).
Verificar se as contas novas estão a ser integradas
Os softwares de contabilidade trazem um plano de contas pré-definido. No entanto, é necessário adaptar o plano de contas às necessidades da empresa.
Um bom exemplo é a conta de clientes que na contabilidade aparece na conta 21. Por sua vez, existe a conta 21.1 que é Clientes Conta Corrente e que se pode dividir em 21.1.1 Clientes Nacionais e 21.1.2 Clientes União Europeia.
Se um dia eu começar a trabalhar com um cliente do Canadá, vou criar uma conta 21.1.3 Clientes Fora da União Europeia. Esta conta é nova e deverá ser criada no software de contabilidade.
Apesar de a maioria dos softwares fazer, ou sugerir, imediatamente a integração na conta superior, alguns não o fazem, o que implica a intervenção humana.
Nestes casos, eu posso ter uma conta nova 21.1.3 que não está a ser somada (integrada) na 21.1 (que devia corresponder à 21.1.1+21.1.2+21.1.3).
Se não quisermos fazer a conta toda, podemos usar o truque de somar apenas os cêntimos para ver se batem certo.
Identificar contas com saldos estranhos
Há contas que sabemos que devem ter sempre saldo final credor ou sempre saldo final devedor. Se tal não acontecer, há algo de errado nos lançamentos.
Por exemplo, a conta 11 de Caixa tem de ter sempre saldo devedor. Não é possível eu ter dinheiro vivo em caixa negativo.
Da mesma forma, a conta 12 de depósitos bancários deve ter sempre saldo devedor, uma vez que é dinheiro que eu tenho disponível no banco. Se tiver saldo credor deve transitar para a conta 25 de Financiamentos Obtidos, cujo saldo deve ser sempre credor.
Já as contas de Clientes (21) e Fornecedores (22), estas devem ter, respetivamente, saldo devedor e credor. Por norma, o cliente deve-me a mim e eu devo aos fornecedores. No entanto, podem existir situações de acertos (por exemplo notas de crédito, devoluções de vendas) que podem fazer com que exista um fornecedor que me deve dinheiro ou um cliente a quem tenho uma dívida.
Relativamente às contas de Gastos (classe 6) e Rendimentos (classe 7), estas devem ter, respetivamente, saldo devedor e saldo credor.
Muitas vezes os saldos trocados apenas refletem a falta de documentos na contabilidade.
Por exemplo, se eu fizer um pagamento ao fornecedor A durante este mês e a fatura apenas me chegar no mês seguinte, é normal que na contabilidade lancem o movimento a débito da conta 22 Fornecedores e a crédito da conta 12 Depósitos à Ordem pelo pagamento da fatura (tendo conhecimento do mesmo através do extrato bancário). Se a fatura estivesse na contabilidade, o pagamento anulava a dívida ao fornecedor. Não estando o documento na contabilidade, fica registado que pagámos ao fornecedor um valor que não estava em dívida, ficando o saldo devedor, o que significa que o fornecedor nos deve dinheiro a nós.
Se identificarmos saldos que consideremos estranhos, devemos entrar em contacto com o nosso TOC e questionar sobre o saldo dessa conta e qual o movimento que lhe deu origem.
A responsabilidade técnica pela execução da contabilidade é do TOC, no entanto, isso não significa que as empresas não devam verificar os balancetes e fornecer as informações necessárias para a correção ou melhoramento do trabalho contabilístico.
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