Gargalo nas Vendas: Não Está Onde o Procura | Vídeo

Quando é preciso vender mais, o pedido à equipa comercial costuma ser o mesmo: mais contactos, mais reuniões, às vezes mais um comercial. Mas o gargalo nas vendas, o passo do processo que decide o ritmo de tudo o resto, raramente está na prospeção, e enquanto ninguém o encontra cada contacto a mais só aumenta a fila à espera desse passo.

A ideia vem de «The Goal», o romance que Eliyahu Goldratt publicou com Jeff Cox em 1984. A resposta que o livro dá tornou-se a base da Teoria das Restrições: num sistema, o resultado final está limitado pelo passo com menos capacidade. Numa equipa comercial, o gargalo aparece com mais frequência em quatro sítios: na qualificação feita à pressa, nas propostas que dependem de uma pessoa, na aprovação de preços e descontos, e no seguimento depois da proposta.

Para o encontrar, olha-se para o tempo, e não para o volume. No CRM, vê-se quanto tempo os negócios dos últimos meses passaram em cada fase. A fase em que ficam muito mais tempo do que nas outras é a fila, e o gargalo está logo a seguir a ela.

Se o CRM não regista esse tempo, três perguntas dão um resultado parecido. Que negócio está parado há mais tempo, e à espera de quê? Em que passo é que os comerciais dizem mais vezes «estou à espera de…»? E que pessoa, se faltasse uma semana, atrasava mais negócios?

Encontrar o gargalo é o primeiro dos cinco passos de Goldratt. O segundo é tirar-lhe o máximo antes de gastar um euro, e o terceiro é acertar o resto do processo pelo ritmo dele. Só no quarto se aumenta a capacidade do gargalo, porque fazê-lo antes costuma sair caro: paga-se capacidade nova para um gargalo que ainda desperdiça a que tem. O quinto é não deixar a inércia instalar-se, porque quando um gargalo se resolve pode aparecer outro noutro sítio.

Nem sempre o gargalo é uma pessoa sobrecarregada. Muitas vezes é uma regra que ninguém revê há anos, como a aprovação de todos os descontos pela direção, que faz sentido com três comerciais e dez clientes e se torna o passo mais lento com quinze comerciais e trezentos clientes.

As equipas costumam medir o que entra, os contactos e as reuniões, e o que sai, os contratos e a faturação. Para ver o gargalo, convém medir também o meio: o tempo médio em cada fase, quantos negócios estão parados há mais tempo do que o normal e quanto tempo passa entre o pedido de proposta e a entrega.

Se o gargalo estiver na qualificação, o Deal Review dá uma nota a cada oportunidade e mostra quais merecem o tempo da equipa.

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