Deixe-me adivinhar, tem menos horas por dia do que precisa e gostaria? Esta é uma sensação que acompanha a maioria das pessoas.
“Bastava o dia ter mais uma ou duas horinhas e conseguia fazer tudo o que tinha planeado!”, “Se o dia tivesse mais uma hora, já conseguia ter algum tempo para mim!”, “Não tenho tempo para nada e passo o dia a correr!”. Estas são algumas das frases que mais ouvimos quando falamos de gestão de tempo.
Mas será mesmo assim? O que faria se o seu dia tivesse mais duas horas? E em vez de 24, passava a ter 26 horas!? Muitos pensarão que esta era uma boa solução para o problema da falta de tempo. Nada mais errado. Garanto que se o seu dia tivesse mais duas horas, terminaria o dia com a mesma sensação de falta de tempo. Essas duas horas a mais eram gastas a fazer “mais do mesmo”.
Para dar resposta a este problema comum, surgem vários movimentos, técnicas e estratégias.
Os objectivos são claros: conseguir gerir melhor as suas tarefas, ter mais tempo para si e para a família, e diminuir a pressão e stress causado por datas e prazos.
Vejamos abaixo algumas estratégias simples que farão toda a diferença:
Planeie a sua agenda de forma inteligente e eficaz
Não há nenhum sistema eficaz de gestão de tempo que não inclua agenda e lista de tarefas.
Mas anotar o que tem a fazer, só por si, não basta. É necessário que o agendamento seja o mais rentável possível e que… cumpra com o que se comprometeu!
Reparo que, muitas vezes, o agendamento das tarefas não é feito da forma mais eficaz e rentável. Apercebo-me que a maioria dos agendamentos é feita conforme as reuniões e as tarefas vão surgindo, sem grande planeamento.
Será que gere a sua agenda da forma mais rentável?
A agenda será mais rentável quanto melhor for planeada e levada a sério. Para além de uma lógica organizativa, é preciso cumprir com o que se comprometeu a fazer. Se tiver reuniões fora do escritório, o ideal será marcá-las com alguma lógica geográfica, evitando perder tempo em viagens. Marcar reuniões com um intervalo muito curto entre elas dará menos margem de manobra e sabemos que o resultado é, quase sempre, o atraso. Basta a primeira reunião do dia acabar mais tarde do que o previsto para que todas as seguintes se atrasem. Assim, o ideal é marcar as reuniões com algum tempo de intervalo e fazer de tudo para cumprir o horário previamente idealizado. Seja realista nas marcações!
A agenda deve ainda incluir as tarefas “menores”. É necessário reservar tempo para responder a emails e telefonemas, por exemplo.
É importante definir dias fixos para as tarefas rotineiras. Dias da semana definidos para a reunião de equipa, para reunião com fornecedores, para visitar clientes, etc. Com isto cria o hábito, em si e na sua equipa, de saber que naquele dia está ocupado com determinada tarefa.
As tarefas menos agradáveis não devem ser adiadas! Se tem que as fazer, faça-as o quanto antes. É que vai andar a adiar um problema que com o tempo aumenta de tamanho.
Diariamente, antes de sair do trabalho, dê uma vista de olhos à agenda e ao que tem para fazer no dia seguinte.
Saiba dizer NÃO
Não atenda todos os telefonemas, nem responda de imediato aos emails, a menos que sejam urgentes. Reserve uma altura do dia para responder a emails e devolver chamadas.
Discipline as pessoas com quem trabalha, de forma a que não o interrompam por tudo e por nada. Quantas vezes está concentrado numa tarefa e vem alguém com um assunto não urgente? Acaba por perder tempo com a pessoa, com o assunto não urgente e com o voltar a concentrar-se. Não dê atenção imediata a todas as solicitações, a menos que sejam urgentes.
Organize e mantenha arrumado o escritório
Disponibilize um dia ou dois, que deve colocar na agenda, para arrumar o escritório. Nesses dias trate da papelada que está por organizar e que tem em cima da secretária. Organize os dossiês e identifique-os devidamente. Tudo de forma a ser mais fácil, prático e rápido encontrar documentos.
Arquivar emails em pastas pode parecer-lhe aborrecido, mas já pensou que perde o triplo do tempo quando tenta localizá-los? Tentar encontrar documentos e emails, sem saber onde estão, será uma tarefa que irá disparar os níveis de stress.
Este trabalho mais demorado só vai ter de o fazer uma única vez! Basta criar o hábito de resolver logo as situações e arquivar devidamente os papéis.
Depois de ter a secretária arrumada não vai conseguir trabalhar de outra forma!
Aproveite os tempos mortos
Actualmente, com as tecnologias existentes, todos os minutos podem ser aproveitados. Quer esteja à espera de uma reunião, ou na sala de espera do médico, pode aproveitar para ler e responder aos seus emails pendentes, planear reuniões, etc. Aproveite-os para tarefas diferentes e para pensar com a tranquilidade que não consegue enquanto está no escritório.
Reserve tempo para si
Falta de tempo para o próprio, ou para fazer as coisas que lhe dão prazer, talvez seja das queixas mais comuns quando falamos em gestão de tempo, ou falta dela!
Se agenda a sua vida profissional, porque não agendar a pessoal? O hábito de ficar apenas com o tempo que sobra para fazer as “suas coisas” deve ser eliminado.
Agende as idas ao ginásio, ao cinema, e os fins-de-semana em família.
Tente ultrapassar este desafio e a sua família vai adorar!
