Uma das questões que mais surge nas nossas formações de Liderança prende-se com a eficaz gestão do tempo.
Embora o curso não seja sobre isso, é normal dedicar algum tempo a “limpar” alguns mitos da cabeça das pessoas.
O primeiro deles é que para gerir o nosso tempo é necessário um conjunto de ferramentas bastante complexas.
Ora, senão, veja o que cai nesta categoria:
- Gmail
- Outlook
- Agendas Eletrónicas
- Listas de todo’s
- Caixas de entrada e saída de assuntos
Enfim, a lista poderia prolongar-se indefinidamente.
Antes de pensar qual é a forma ideal de gerir o Vosso tempo temos de parar um pouco, pensar e colocar a seguinte questão:
“Para que é que eu quero mais tempo?”
Muitas vezes as dizem-nos: “Gostava que o dia tivesse o dobro das horas”.
Ao que normalmente respondo:
“E tem, basta que não durma.”
Embora em tom de brincadeira, esta questão é pertinente.
Se queremos tempo a mais para trabalhar mais, o que pensa que acontecerá no nosso cérebro?
Claro.
Vai mandar-nos dar uma curva e com toda a razão.
Em primeiro lugar, é preciso gerar dentro de nós a congruência em relação ao que queremos para o nosso tempo extra.
Pare um pouco para pensar.
Quero o meu tempo extra para:
- Estar com a minha família
- Ler um livro
- Ir ao cinema
- Passear
- Jogar à bola
- Ir ao ginásio
- Namorar
O que é comum em todos estes tópicos?
Acertou.
O facto de não tocar sequer em trabalho.
Para nós, a forma de se motivar a gerir melhor o seu tempo é, de facto, arranjar uma boa razão para gastar o tempo que normalmente desperdiça.
Após ter isto definido, pense então qual é a melhor ferramenta para si para gerir o tempo.
Nem todas as pessoas são iguais.
O que funciona para si, não funciona para o seu colega.
Aqui no nosso entender não é possível uma ferramenta para todas as pessoas.
Temos de experimentar e testar qual delas é a mais eficaz para cada um de nós.
O que importa é que tenhamos um sistema.
Seja uma folha de cálculo, seja uma agenda, seja até um bloco de notas com uma lista de coisas a fazer, se resultar para si, é a solução ideal.
Após a ferramenta encontrada, vamos focar-nos no método.
Em primeiro lugar, para nós gestão de tempo faz-se à semana ou ao mês.
Dia a dia, salvo exceções, não é viável.
Concentre-se na 2.ª feira de manhã em planear a sua agenda.
Faça uma lista das coisas mais importantes que tem para esta semana e aloque na sua agenda blocos de tempo para as fazer.
Repare que eu disse importantes. Não disse urgentes!
Depois é ter um pouco de flexibilidade, mas tentar manter a agenda conforme a planeamos.
Foque-se em categorizar as atividades que lhe surgem em 4 categorias:
UI – Urgentes e Importantes
Estas temos mesmo de dar-lhes prioridade.
NUI – Não urgentes nem importantes
Estas são para deixar para outras núpcias.
Até aqui é fácil. O problema surge com as duas categorias seguintes:
I – Importantes
Estas deveriam ser as tarefas com mais importância na nossa agenda.
São aquelas que não têm uma urgência extrema, mas a sua importância faz toda a diferença no sucesso nas nossas vidas.
Questões como planeamento, formação, estratégia, até mesmo parar, pensar e refletir, deveriam estar no topo da nossa agenda.
Mas de alguma forma, devido às tarefas que vêm a seguir, acabam sempre por ficar para segundo plano.
U – Urgentes
Finalmente chegamos às mais problemáticas.
As famosas “urgentes”.
Uma das questões que eu normalmente ponho às pessoas é:
“É urgente para quem?”
Para o colega que pede o relatório, mas depois só o usa daqui a uma semana?
Para o cliente que pede uma proposta para ontem, mas que depois demora 2 anos a decidir?
Está a ver o filme?
Quantas vezes estamos nesta situação?
Nestes casos, procure validar se de facto é urgente.
Uma boa questão é perguntar:
“Morre alguém se não fizermos isto já?”
Normalmente isto coloca logo as coisas em perspetiva.
Esta semana já sabe, pare um pouco e invista tempo nas questões de facto “Importantes” na sua vida.
Vai ver que o seu sucesso chega mais depressa.
Esta é apenas uma das questões que focamos nos nossos Workshops de Liderança.
Se esta é interessante, imagine tudo o resto que pode lá aprender.
Não é “Urgente” inscrever-se?
Mas com certeza que é “Importante” na sua Vida!
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