O Tempo “foge-lhe por entre os dedos”?

Uma das questões que mais surge nas nossas formações de Liderança prende-se com a eficaz gestão do tempo.

Embora o curso não seja sobre isso, é normal dedicar algum tempo a “limpar” alguns mitos da cabeça das pessoas.

O primeiro deles é que para gerir o nosso tempo é necessário um conjunto de ferramentas bastante complexas.
Ora, senão, veja o que cai nesta categoria:

• Gmail
• Outlook
• LinkedIn
• Agendas Eletrónicas
• Listas de todo’s
• Caixas de entrada e saída de assuntos

Enfim, a lista poderia prolongar-se indefinidamente.

Antes de pensar qual é a forma ideal de gerir o Vosso tempo temos de parar um pouco, pensar e colocar a seguinte questão:

“Para que é que eu quero mais tempo?”

Muitas vezes as dizem-nos: “Gostava que o dia tivesse o dobro das horas”.

Ao que normalmente respondo:

“E tem, basta que não durma.”

Embora em tom de brincadeira, esta questão é pertinente.

Se queremos tempo a mais para trabalhar mais, o que pensa que acontecerá no nosso cérebro?

Claro.

Vai mandar-nos dar uma curva e com toda a razão.

Em primeiro lugar, é preciso gerar dentro de nós a congruência em relação ao que queremos para o nosso tempo extra.

Pare um pouco para pensar.

Quero o meu tempo extra para:

• Estar com a minha família
• Ler um livro
• Ir ao cinema
• Passear
• Jogar à bola
• Ir ao ginásio
• Namorar

O que é comum em todos estes tópicos?

Acertou.

O facto de não tocar sequer em trabalho.

Para nós, a forma de se motivar a gerir melhor o seu tempo é, de facto, arranjar uma boa razão para gastar o tempo que normalmente desperdiça.

Após ter isto definido, pense então qual é a melhor ferramenta para si para gerir o tempo.

Nem todas as pessoas são iguais.

O que funciona para si, não funciona para o seu colega.

Aqui no nosso entender não é possível uma ferramenta para todas as pessoas.

Temos de experimentar e testar qual delas é a mais eficaz para cada um de nós.

O que importa é que tenhamos um sistema.

Seja uma folha de cálculo, seja uma agenda, seja até um bloco de notas com uma lista de coisas a fazer, se resultar para si, é a solução ideal.

Após a ferramenta encontrada, vamos focar-nos no método.

Em primeiro lugar, para nós gestão de tempo faz-se à semana ou ao mês.

Dia a dia, salvo exceções, não é viável.

Concentre-se na 2.ª feira de manhã em planear a sua agenda.

Faça uma lista das coisas mais importantes que tem para esta semana e aloque na sua agenda blocos de tempo para as fazer.

Repare que eu disse importantes. Não disse urgentes!

Depois é ter um pouco de flexibilidade, mas tentar manter a agenda conforme a planeamos.

Foque-se em categorizar as atividades que lhe surgem em 4 categorias:

UI – Urgentes e Importantes

Estas temos mesmo de dar-lhes prioridade.

NUI – Não urgentes nem importantes

Estas são para deixar para outras núpcias.

Até aqui é fácil. O problema surge com as duas categorias seguintes:

I – Importantes

Estas deveriam ser as tarefas com mais importância na nossa agenda.

São aquelas que não têm uma urgência extrema, mas a sua importância faz toda a diferença no sucesso nas nossas vidas.

Questões como planeamento, formação, estratégia, até mesmo parar, pensar e refletir, deveriam estar no topo da nossa agenda.

Mas de alguma forma, devido às tarefas que vêm a seguir, acabam sempre por ficar para segundo plano.

U – Urgentes

Finalmente chegamos às mais problemáticas.

As famosas “urgentes”.

Uma das questões que eu normalmente ponho às pessoas é:

“É urgente para quem?”

Para o colega que pede o relatório, mas depois só o usa daqui a uma semana?

Para o cliente que pede uma proposta para ontem, mas que depois demora 2 anos a decidir?

Está a ver o filme?

Quantas vezes estamos nesta situação?

Nestes casos, procure validar se de facto é urgente.

Uma boa questão é perguntar:

“Morre alguém se não fizermos isto já?”

Normalmente isto coloca logo as coisas em perspetiva.

Esta semana já sabe, pare um pouco e invista tempo nas questões de facto “Importantes” na sua vida.

Vai ver que o seu sucesso chega mais depressa.

Esta é apenas uma das questões que focamos nos nossos Workshops de Liderança.

Se esta é interessante, imagine tudo o resto que pode lá aprender.

Não é “Urgente” inscrever-se?

Mas com certeza que é “Importante” na sua Vida!

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