Há ocasiões em que é mesmo necessário actuar de imediato, sem hesitações, sem receios e de forma eficaz. Nas empresas acontece precisamente o mesmo. Há ocasiões em que temos de accionar mecanismos de emergência para que as situações sejam ultrapassadas.
Mesmo nas empresas onde verificamos que existem estratégias definidas, processos sólidos e métodos comprovados de que tudo funciona, ocorrem períodos de crise, sejam estes de pequena ou grande dimensão. Nestas alturas é necessário garantir que existe implementado na empresa um sistema de alerta máximo e um INEM.
Por isso a preparação é tudo.
Não passa pela cabeça de ninguém ir sem preparação médica ou paramédica adequada para uma ambulância do INEM, assim como nas empresas, quanto mais depressa colocar a sua equipa a postos para emergências, mais fácil será depois detectar e responder a desafios internos e externos.
Mas então como preparar a equipa para as emergências? Precisa de construir na sua empresa o seu próprio
Inovação
Tem de estar sempre presente o conceito de inovação.
Todos os colaboradores da empresa têm de pensar constantemente em inovar. Não se trata de estar a descobrir produtos novos ou serviços diferentes, seguindo um princípio estratégico ou algo do género. Tem a ver com a noção de que podemos inovar em TODOS os departamentos e a qualquer momento.
Para isso, a inovação deve ser explicada como um processo normal de melhoria contínua em qualquer departamento da empresa, mas que para serem identificados os problemas ou acções a melhorar, os colaboradores têm de estar alerta e preparados para pensarem neles de modo construtivo e inovador.
Para isso desenvolva processos que ajudam a sua equipa a sair fora da caixa, tais como:
– Bancos de Ideias: uma maneira de os obrigar a pensar em algo de diferente para os seus próprios departamentos ou processos
– Reuniões de brainstorming: também chamada de reunião do post-it. As ideias são ventiladas sem receio e sem limitações de budget, tempo ou recursos humanos. Os post-its são colocados num quadro e escolhidos os melhores no final de cada reunião
– Tempo para pensar: com a “loucura” do dia-a-dia, nem sempre nos conseguimos abstrair do que se passa, por isso nada melhor do que ter a disciplina de parar para pensar um pouco todos os dias. E aproveite a altura em que se sente mais proveitoso, pois bastam 10 minutos e uma frase em mente… “veja a floresta e não a árvore”.
Negociação
A sua equipa deve estar toda preparada para negociar com sucesso. Tipicamente dedicamos mais tempo na negociação com as equipas comerciais, mas todos os colaboradores que contactam com fornecedores, clientes e outros devem estar preparados.
As técnicas têm de ser aplicadas no seu devido contexto, mas o facto de estarem alerta para negociarem em qualquer altura é importante.
Envolvimento
Toda a equipa deve estar envolvida nos processos da empresa.
Já por diversas vezes referimos a importância de todos estarem envolvidos nas decisões de fundo da empresa, pois se conseguirmos que todos entendam o seu papel e que cada uma das funções é absolutamente fundamental para um TODO mais sólido, melhor.
Notamos uma enorme diferença entre equipas que estão por dentro das maiores decisões da empresa das que desconhecem o que se passa. Quanto mais envolvidos estiverem, mais depressa se irão unir e trabalhar em equipa nos momentos de crise ou aflição.
Medição
É óbvio que para alterarmos ou actuarmos de maneira eficaz nos problemas que surgem na empresa, teremos de medir o que acontece!
Sem medição contínua dos processos que existem não será possível identificar os problemas e prevenir que aconteçam, bem como actuar sobre eles atempadamente.
Crie mecanismos de medição que afiram com bastante precisão e num espaço de tempo reduzido as seguintes acções da empresa:
Parte comercial: para além dos objectivos de vendas, o aumento de clientes novos, a retenção de clientes, o aumento de produtos em clientes antigos, a percentagem de referências dadas, entre outras.
Parte Marketing: time to ROI e Time to Market, as acções e estratégias de marketing, impacto de cada estratégia
Parte Processos: no sentido de avaliar alguns processos existentes na empresa em vários departamentos, como por exemplo: prazo médio de recebimentos, prazo médio de pagamentos, número de reclamações, tempo médio de resposta a clientes, tempo médio de resolução de problemas na assistência técnica, n.º de facturas/ano.
Quanto mais apertada for a medição, mais fácil será actuar e conseguir resolver as situações.
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