Urgente para quem?

Urgente?

Há momentos em que somos constantemente interrompidos por colegas, por telefonemas, por e-mails, em que estamos mergulhados em tarefas perfeitamente delegáveis ou extremamente importantes… para outros! Há alturas em que nos dispersamos em todo e mais um pouco de SPAM, como e-mails engraçados, tarefas agradáveis e até as últimas “fofocas” dos nossos amigos do Facebook… Não tem problema desanuviar, mas nos momentos certos. Há semanas, às vezes meses, em que, por não ser urgente, não trazemos à agenda o planeamento, o pensamento criativo, a formação, as reuniões de equipa, o feedback aos nossos colaboradores. Sabemos que é importante, mas acabamos por adiar para quando tivermos tempo! E no meio de tudo isto, com as crises que surgem, vestimos o fato de bombeiro(a) todos os dias para resolver os problemas imediatos e até já nos tem acontecido falhar alguns prazos… os tais que eram urgentes e importantes. Onde terão afinal ido parar as nossas prioridades, para nos determos a endereçar as prioridades dos outros?! Sinais de Alarme Quando saímos do trabalho e sentimos que corremos o dia inteiro e não fizemos nada de especial, sentimo-nos um pouco frustrados. Mas se disto fizermos o nosso dia-a-dia, seguramente que é de ficar alarmado… É nestas alturas que damos por nós constantemente a chegar a casa já a sentirmo-nos em falta (quando já lá estão todos e até o jantar está servido na mesa) e gracejamos qualquer coisa como “ando sempre a correr, não tenho tempo para nada”… E se tivesse mais tempo, já pensou para que o queria? O que é afinal o importante que não está a conseguir trazer à sua agenda? Começa o trimestre, o mês, sem definir os objectivos, sem analisar e partilhar os resultados do mês anterior? Adia as reuniões com a Equipa, a avaliação de desempenho ou a conversa que ficou de ter com este ou aquele recurso? “Estacionou” o Plano de Formação da Equipa para este semestre porque ainda nem sequer começou o Plano de Marketing que é suposto apresentar na reunião de Administração desta sexta-feira? Mas, afinal, onde está a desperdiçar o seu tempo? Sente que o telefone não pára e que a equipa o interrompe a toda a hora, que o dia se esvai porque anda a saltitar de reunião em reunião, e que fica preso aos detalhes, em tarefas infindáveis? Dá por si a não conseguir dormir, repleto de cansaço? Por vezes falta-lhe ânimo e energia e não consegue ser criativo? Já lhe disseram que parece uma “bomba-relógio” e não achou graça nenhuma?! Pois… Falta de tempo por falta de tempo… obrigue-se a PARAR! Necessário, Apropriado ou Eficaz? Posso convidá-lo(a) a fazer um teste e a reflectir em torno desta citação: “É fácil mergulhar de cabeça e trabalhar no que tem que ser feito. É muito mais difícil levantar a cabeça e perguntar porquê.” E se, perante as tarefas que habitualmente lhe estão a preencher o seu dia-a-dia, se interrogar:

• Porque estou a fazer isto?
• Que problema estou a resolver?
• Estou a acrescentar valor?
• Haverá uma forma mais fácil?
• O que poderia estar a fazer em vez disto?

Em muitas situações, a responsabilidade e autonomia são confusas e dará por si a fazer coisas que não precisava de ser você a fazer, simplesmente porque ainda não conseguiu delegar ou porque, mesmo já tendo delegado, não confia suficientemente que a tarefa fique bem feita e quase que está a duplicá-la (ou a controlar quem está a fazê-la). É curioso, porque às vezes fazemos as coisas que sempre fizemos, sem nos perguntarmos porquê ou se haveria outras a fazer mais apropriadas, que trouxessem mais valor, ou que se pudessem executar de forma mais eficaz… E o mais comum e mais angustiante é que nos damos conta de que, enquanto andamos ocupados com tudo o que já vem sendo hábito, poderíamos estar a chamar a nós outras coisas que, se não formos nós a fazer, ninguém fará… provavelmente as que nos trazem mais valor, que nos permitem inovar e nos levam mais além. Mesmo que não seja urgente, não deixe escapar o que é importante e não se permita continuar a avançá-lo de semana em semana na agenda… Trabalhar mais ou trabalhar melhor? Se precisamos de outros números, então temos que trabalhar mesmo orientados a resultados… Sabe que é determinante não terminar um dia sem planear o dia seguinte, mas escusa de fazer uma lista infindável… é que as listas muito grandes ficam sempre por cumprir, e isso esmorece qualquer um! Não exija demasiado, o Bom já é Óptimo. A cada dia coma o “sapo” o mais cedo que puder… Ou não lhe acontece chegar de manhã a pensar que tem uma tarefa inadiável e, à medida que o dia avança, lá vai “chutando” a tarefa para a frente, ou porque não gosta dela ou porque a acha mais difícil? Porque é que há-de passar o dia angustiado?! É para fazer, é para fazer, por isso termine-a o quanto antes, a partir daí o dia até vai parecer correr às mil maravilhas… Aprenda a dizer “Não”, que isto de chamar tudo a si ou de resolver sempre o que os outros têm para fazer deixa-o em falta com a sua agenda e a sua lista de prioridades. A interrupção e a produtividade nunca andaram de mãos dadas, por isso dê a conhecer a sua “zona de solidão”, para que os outros se apercebam do seu horário por defeito e o respeitem. Se a sua equipa souber que das 11H00 às 13h00 não está disponível vão organizar-se no sentido de não o interromper. E, já agora, aproveite essas duas horas para, de vez em quando, ousar pensar fora da caixa… Não complique demasiado nem protele decisões, não há nada de errado em tomar decisões minúsculas, serão seguramentemais fáceis de reverter se correrem menos bem… E, quando essas pequenas decisões lhe trouxerem bons resultados, celebre, já que os momentos de angústia vão rapidamente fazer parte do passado!