Estas falhas de comunicação infelizmente acontecem e são mais frequentes do que imaginamos. Revelam, que mesmo em equipas onde existe bom ambiente, acontecem algumas falhas de comunicação. E o desafio é esse mesmo, como melhorar a comunicação na empresa e entre intra equipas.

Criar um clima de comunicação nas empresas é dos desafios maiores para uma equipa. Permitir entre todos um sentido de pertença por conhecerem os valores da empresa, terem amor à camisola e sentido de propósito.

Mas como criar esta comunicação entre todos? Como conquistar esta forma de fluxo de informação? Quais os fatores que podem condicionar a existência de melhor comunicação e de uma forma de esta permitir a cooperação entre todos, fazendo com que as diferentes equipas trabalhem umas com as outras e não umas ao lado das outras.

Procedimentos

A primeira fase é a criação de procedimentos bem delineados e workflows que envolvam as várias equipas, pois muito do trabalho está relacionado.

É comum termos numa empresa diversas equipas que trabalham de costas voltadas, pensando apenas na sua própria performance e com poucas interações entre as outras equipas.

Em empresas com diferentes departamentos, é normal existirem pequenas “guerras” entre eles. A produção muitas vezes tem problemas com as “exigências” dos comerciais ou do marketing, os comerciais queixam-se da falta de produto ou então da equipa da assistência técnica que não dá o apoio imediato, os serviços administrativos muitas vezes sentem as pressões dos comerciais e só para dar alguns exemplos…

E todas estas questões porque as equipas não conhecem os procedimentos internos e os das outras equipas, principalmente as zonas comuns entre eles.

Indicadores

Conhecendo os procedimentos e principalmente as zonas em que os departamentos têm de trabalhar em conjunto, a fase seguinte será conhecerem os indicadores de cada departamento.

Pode ser em formato Balance Scorecard, ou menos detalhado, mas conhecer os indicadores de medição de algumas das tarefas e dos diferentes departamentos permite também entender os fatores críticos de sucesso de cada um e como poderão estar relacionados.

Comunicação Interna

Este é o maior desafio! Reconhecemos diferentes abordagens para aumentar e melhorar a comunicação dentro da empresa.

Sempre que é recrutado um novo elemento para a empresa, seja para que departamento for, este deve passar uns tempos com as outras equipas. É importante conhecer a dinâmica das várias áreas da companhia e perceber na primeira pessoa, os desafios que têm diariamente e as pressões a que estão sujeitas. Só assim compreendem melhor o porquê de certos comportamentos e saberão melhor o que podem dar e o que podem pedir.

Se na sua equipa não costumam fazer isso, podem começar por quem já está a trabalhar na empresa e fazer o mesmo. Por vezes só vendo para interiorizarmos bem os desafios das outras equipas.

Partilhar informação relevante entre todos os departamentos, desde a criação de produtos novos a sucessos de clientes conquistados, passando pelo Marketing com a criação de imagens arrojadas ou da produção que esteve sem acidentes durante X dias. Estas pequenas peças de informação, criam entre todos os elementos da equipa um sentido de presença.

Celebrar as pequenas vitórias dos diferentes departamentos aumenta ainda a motivação das equipas, bem como a compreensão quando os resultados não correspondem ao esforço realizado. E acima de tudo entendem que não existe “o meu cliente”, mas o cliente da empresa, e que todos, com maior ou menor intensidade são responsáveis por entregar um serviço de excelência aos clientes. Se conseguir montar estes processos, decerto não escutará “porque não me disseste? Tu também não perguntaste…” na sua empresa.

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Está descrita na bibliografia e em muitos documentos a existência de determinadas personalidades geracionais. No fundo, os acontecimentos que cada geração atravessa ao longo do seu crescimento podem condicionar a sua forma de atuar, de trabalhar, de se motivar ou motivar outros, a importância que dá ao coaching e à formação.

Neste momento, temos muitas vezes 3 gerações a trabalhar em simultâneo e, em alguns casos, 4 gerações. Conhecê-las um pouco melhor pode ajudar a potenciar o que de melhor tem cada uma delas.
Temos a Geração dos Baby Boomers, da pós-guerra, nascidos entre 1945 e 1964, que são conhecidos pelo seu empenho a 150%. Aficionados no trabalho não entendem por que os outros não o são. Procuram o sucesso e gostam de trabalhar em equipa, de preferência face to face em vez de telefones ou e-mails.

De seguida temos a Geração X, nascida entre 1965 e 1980, mais irreverente, com mais vontade de manter uma vida saudável, enquanto batalha por uma carreira. São por norma muito empreendedores e requerem pouca supervisão para trabalhar. A tecnologia é um aliado.

E, por fim, os fabulosos Mileniais ou Geração Y, nascidos entre 1981 e 2000, os mais “recentes” e que estão constantemente online. Confiantes e sociáveis, respeitam os pares, mas sentem-se céticos face à autoridade; são multitask, à semelhança da Geração X, e precisam de flexibilidade.

Sem entrar muito em detalhes, vemos logo aqui algumas diferenças importantes e que poderão estar na origem de alguns desentendimentos que ocorrem no contexto equipa.

Por isso, se tem na sua equipa elementos destas gerações, prepare-se para uma viagem alucinante! Aqui seguem algumas dicas que poderão ajudar no dia a dia.

Na formação

Todas as gerações apreciam formação, mas não da mesma forma. Para os Baby Boomers é importante investir em coaching para poderem ajudar os da geração Y e normalmente apreciam a que é feita em formato sala. Para os da Geração X, se esta for de curta duração é melhor, pode envolver e-learning, mas se existirem trabalhos de grupo é mais apelativa. Se a formação for em áreas diferentes das que o colaborador já domina, ainda é mais interessante. Os Mileniais valorizam e gostam da formação, mas curta e aproveitando as novas tecnologias.

No mentoring

Se pensarmos em coaching, é curioso que qualquer geração o considera importante. É transversal a sua importância, a sua necessidade e a forma de libertar o seu verdadeiro potencial em qualquer contexto e em qualquer idade.

Quanto ao mentoring, os Baby Boomers veem-no como forma de exposição e gostam de ser mentores de outros, ainda que alguns necessitem de formação para o fazer. Para a geração X, é uma forma de progressão e reconhecem a importância de feedback positivo. Para os Mileniais é uma forma de exposição e sentem-se reconhecidos.

No ambiente da empresa

Para os Baby Boomers o ambiente preferido é mais formal, horário intenso e uma carreira só se faz com sacrifício. Para eles reunir com a equipa é importante e procuram sempre exceder-se. Para os da geração X, flexibilidade é importante e equilíbrio também. São mais informais e prezam ter tempo de qualidade e equilíbrio na vida pessoal e profissional. Os Mileniais são os mais descontraídos e para eles tudo é a aldeia global. Sempre online e sem “stresses”, gostam de ter tempo para projetos de responsabilidade social.

Na motivação

Para motivar os Baby Boomers tem de os manter ativos, interessados e fazer com que as carreiras sejam reconhecidas e validadas.

Se quer motivar um “X” dê-lhe liberdade para criar, faça-o marcar metas e objetivos audazes e dê-lhe autonomia para o fazer. A liberdade e equilíbrio são importantes, assim como os skills em áreas diferentes. Promova formações noutras áreas como forma de incentivo.

Para os Mileniais, um dia fora do trabalho é uma recompensa que apreciam. Claro que prémios também são importantes, mas o trabalhar a partir de casa e o estar num local confortável para se trabalhar são uma enorme fonte de motivação.
Por serem todos diferentes teremos de puxar por cada um da maneira que apreciam mais e, com isso, tornar as empresas e ambientes mais simpáticos e interessantes para todos os colaboradores.

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Retratando muito bem a realidade emigrante, sem exageros e sem ridicularizar os portugueses, mostra alguns dos valores que nos são muito queridos, tais como o estar sempre pronto a ajudar, o querer fazer as coisas bem feitas, a disponibilidade para os outros e a capacidade de trabalhar arduamente.

Apesar das crises, dos fatores externos e de problemas sobejamente conhecidos, os portugueses sempre tiveram esta vontade de empreender. Sempre fomos destemidos, porque muitas vezes era a nossa única opção e não podíamos fazer mais nada senão arriscar. Existem portugueses em todos os cantos do mundo, são reconhecidos por serem inovadores e trabalhadores, damos “cartas” em muitas áreas que nós próprios desconhecemos.

O filme fez-me no entanto pensar em quantos de nós estamos presos em gaiolas douradas…

Muitos empreendedores criam o seu próprio emprego, muitas empresas vivem, de tempos a tempos, as dores de crescimento normais do negócio, muitos ficam de tal forma específicos que se torna difícil avançarem para outros nichos. Mas há outras gaiolas douradas, muitas vezes criadas pela nossa própria dificuldade em gerir outras tarefas, em delegar e em passar a outros as nossas tarefas, no medo de abraçar novos desafios.

Criação do próprio emprego

Este é um dos maiores desafios dos empreendedores. Passar de ser trabalhador por conta de outrem para ser trabalhador por conta própria é difícil, mas nos dias de hoje em muitos negócios e start ups existem poucos empregados e muitas vezes um único!

Esta é a primeira gaiola onde vemos muitos empresários. Trabalhos muito técnicos e especializados onde uma única pessoa tem de tratar de tudo, desde o marketing às vendas e contabilidade.

Chega-se depois a uma altura em que temos de partir para outro patamar. E ao mesmo tempo que a faturação vai aumentando, fazem-se investimentos e conseguem-se algumas vitórias, como um contabilista para a empresa, por exemplo. E assim gasta-se menos tempo a tratar da “papelada financeira”. Muitas vezes consegue-se até uma empresa de marketing que possa tratar do branding e da imagem, ou da publicidade para pôr empresa em destaque.

E depois, caso seja possível, um comercial, depois outro e mais outro para garantir cobertura nacional da empresa. Se for uma empresa cujo know-how esteja mais centrada no responsável, então terá de ser escalado esse conhecimento para outros na empresa.

Delegar

Este é o maior desafio… delegar tarefas e funções! Quer seja empresário ou responsável de uma equipa, o desafio é enorme. Todos temos imenso orgulho no que fazemos e acreditamos que esse empenho e toque pessoal é sempre importante na escolha de uma empresa com quem trabalhar, num serviço a contratar ou confiar.

Delegar não é abdicar. Terá de ser feito de forma continuada e sempre recorrendo a feedback.

Se estamos a falar em conhecimento puro, veja que funções ainda faz que poderiam ser delegadas a outras pessoas, as que têm menos risco e podem ser replicadas facilmente. Assim, mantém-se nas suas tarefas aquilo que é tão especial a fazer.

Quando falamos de responsáveis de empresa, ou de equipas, temos em primeiro lugar de descobrir quem são os talentos da nossa equipa. Quais os colaboradores a quem podemos delegar com confiança certas funções? E que funções escolhemos para serem delegadas? Sabendo as competências dos nossos colaboradores, sabemos a quais dar determinadas funções e quais os que não estão preparados para as assumir. E temos de confiar que vão realizar essas funções com o mesmo profissionalismo que nós.

Ficar numa gaiola ou redoma porque receamos crescer transforma-se muitas vezes num pesadelo e no declínio de algumas empresas. Desde que exista capacidade instalada para crescer, tem de se apostar na equipa e no seu desenvolvimento.

Quando bem orientados, eles poderão surpreendê-lo pela positiva.

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O que está a fazer de mal? Não há fumo sem fogo… O que é que gostava de alterar na sua empresa?

No teatro das operações estão bombeiros, militares, população e tantos outros que se associam de forma altruísta e, infelizmente, com o custo de vidas humanas, para ajudar outros, proteger casas e pessoas e evitar a devastação das nossas florestas tantas vezes destruídas.

Todos os anos observamos o mesmo cenário. Com maior ou menor gravidade, todos os anos ardem dezenas de hectares de florestas e mato por descuido, por interesses, por delinquência, entre outros.

E sim, onde há fumo há fogo, quer nas nossas florestas quer muitas vezes nas nossas empresas. Há muitos sinais que nos alertam para a hipótese de “fogo” nas empresas e não estamos a falar de comentários que muitas vezes escutamos de pessoas que se apelidam de “bombeiros” por safarem tantos fogos.

Os métodos que se vai utilizando para minorar os problemas dos incêndios são semelhantes aos que devem ser postos em prática nas empresas.

Prevenção

É o início de tudo. A prevenção começa em várias frentes e todos os anos. A prevenção passa por perceber onde cometemos mais erros e por tomar as providências para que não tornem a acontecer.

Pense em todos os pontos de que se esquece, todas as acções que foram adiadas e todos os erros cometidos ou quedas que aconteceram, voluntárias ou não, e partilhe-os com a equipa para que tal não voltar a acontecer.

No fundo, como nas florestas se limpa o mato e se preparam as viaturas e os operacionais, também nas empresas temos de fazer o mesmo.

Preparação

Ao longo dos anos tem-se apostado na melhoria dos serviços e na qualificação dos efectivos. Daí que a aposta na preparação seja fundamental.

E a preparação faz-se, neste caso, através de formação, quer de vendas, quer de outras competências que são necessárias para o aumento da produtividade e do sucesso nas empresas.

Preparar as equipas requer muitas vezes um certo investimento, mas o custo de não o fazer pode ser muito superior.

Prepare a equipa de comerciais para aumentar a flexibilidade e a gestão da mudança, pois o mercado também está em constante mudança. As táticas e a abordagem têm de mudar para acompanhar as novas tendências.

A sua equipa de assistência técnica tem de perceber que a imagem que transmitem junto dos clientes é de uma importância crescente e pode criar um enorme impacto, tanto positivo como negativo.

E todas as outras equipas de produção e administrativas não são esquecidas. Precisamos de ver onde estão as áreas-chave de resultado e as tarefas onde a eficácia tem de ser maior, e apostar na formação das equipas nessas áreas.

Equipamento

Sem o equipamento correto é quase impossível conquistar o mercado. E não falo apenas de computadores e telemóveis ou viaturas, mas também de softwares que permitem optimizar os processos existentes, quadros onde se pode comunicar com os colaboradores sobre os mais recentes sucessos da empresa, entre outras coisas.

Acção
Imediata e articulada entre todas as equipas, principalmente em momentos de crise e problemas. Todas as equipas têm de estar alerta para “atacar” nos bons ou maus momentos. O sucesso depende muitas vezes da rapidez de actuação e os primeiros a chegar têm sempre uma posição mais vantajosa. E quando existem problemas passa-se o mesmo.

Rescaldo

Depois dos incêndios controlados é necessário garantir de imediato que não reacendem. Quando os problemas acontecem e são resolvidos, temos de ficar atentos para que não tornem a acontecer.

E no fundo é este o nosso trabalho com as equipas. Apoiar quer na construção de um plano eficaz de controlo dos “fogos” através de projetos de Business Coaching, quer com formação na área de vendas e de liderança preparando as equipas para os desastres que possam surgir e para a “guerra” do dia-a-dia.

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