Controlar? Não se trata de ter tudo sob controlo, pois tal é impossível e sabemos bem disso. Há muitas variáveis sobre as quais não temos qualquer controlo e sabemos qual é o seu efeito positivo ou negativo.
No entanto, quando falamos em controlo nas empresas falamos do tipo de controlo que é mais plausível ter, do que se consegue de alguma forma controlar e que poderá ajudar a manter um pouco mais perto de si o que se passa na empresa e com as equipas.
Podemos comparar assim os factores de controlo de uma empresa com os alicerces de um arranha-céus. Quanto mais profundos forem os alicerces, mais estável é o edifício e mais alto pode ser.
Mas o que entendemos por controlo numa empresa?
Precisamos de dividir este controlo em 4 áreas fundamentais:
- Controlo de tempo
- Controlo Financeiro
- Controlo de Distribuição
- Controlo de Destino
1. Controlo do tempo
É a queixa número um de hoje em dia, seja qual for a posição ocupada na empresa. Mas mais tempo para quê? Para usar em quê? Com que finalidade?
É prioritário criar categorias para as acções que fazemos e dividi-las segundo o grau de urgência e importância:
Não urgente e não importante: tempo de distracção e de produtividade nula, mas de que também precisamos de vez em quando no dia-a-dia para descontrair.
Urgente e não importante: É urgente para alguém, mas não para nós, e passamos à profissão de “bombeiro”. São muitos os que nos sugam o tempo e nos distraem do que precisamos mesmo de fazer e a sensação que temos ao chegar ao fim do dia é de puro esgotamento.
Urgente e importante: tem mesmo de ser feito, precisa de RESPOSTA, e é aqui que temos de estar grande parte do tempo.
Não urgente e importante: zona fundamental para o crescimento da empresa e onde trabalhamos mais com as empresas. É nestas alturas que pensamos o negócio, o futuro da empresa, estratégia, avaliação, procuramos afinar agulhas, etc.
Apoiamos as empresas a gerir melhor o tempo que têm, de maneira a serem mais produtivas e eficazes. Ajudamos na aplicação de ferramentas simples de planeamento, partilha de horários, listagem de tarefas, disciplina.
O tempo não é dinheiro… é vida… e por isso temos de nos disciplinar para respeitar o nosso tempo e o dos outros.
2. Controlo Financeiro
Por incrível que possa parecer, muitos responsáveis de empresas e de equipas não dispõem ainda de um controlo total das finanças da empresa. Quando se atinge o break even mensal? E quando investir? E o que podemos fazer para aumentar o lucro? E como fazer para reduzir custos? Para que serve a consultoria financeira?
Orçamento e reporting são fundamentais e tornam-se requisitos transversais a todas as empresas, independentemente da sua dimensão.
3. Controlo de Distribuição
Tem a ver com consistência de produto e serviço. Quando habituamos os nossos clientes a um determinado nível de serviço não podemos deixar de os servir da mesma maneira. Somos pessoas de hábitos e a garantia de uma entrega consistente garante-nos que os clientes voltam.
Este é um dos maiores problemas, pois temos de garantir que asseguramos todos os processos de forma consistente. A mesma simpatia a atender, seguimento de propostas coerente, condições de entrega cumpridas, enfim, um conjunto de acções a que nos habituamos.
4. Controlo de destino
Significa Visão de futuro, para onde vai a sua empresa e para onde você quer ir. Porque querem crescer mais? Para onde vai a empresa? Em que áreas de negócio querem apostar? Como causar impacto na sociedade com a sua empresa? E que impacto quer criar em quem o rodeia?
Tudo se resume a estabelecer metas muito concretas de vida: quanto vou facturar daqui a 5 anos, com quantas pessoas, em que ramos de negócio, com que qualidade de vida, com que projectos futuros… e seja específico.
Como reconhecemos que estes pontos são essenciais para a construção sólida da empresa, é nestes pontos que começamos a trabalhar. Não começarmos pelo Controlo seria como construir uma casa pelo telhado.
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