Tema quente em conversa é sempre a gestão de tempo!
Quantas vezes se depara com a falta dele durante o dia? Aliás, quantas vezes já se queixou hoje com falta de tempo? Estamos constantemente a correr de ou para alguma coisa. São reuniões, compromissos, telefonemas, os miúdos e a escola, e ups que já estou atrasado, mas o trânsito da 2.ª Circular não me deixou avançar.
Eu confesso que são muitas as empresas que nos pedem ajuda na “arte de gerir o tempo”… ao que perguntamos quase imediatamente: mas existe vontade? Existe possibilidade?
Não quero com isto martirizar quem tem, de facto, vidas a 150% de taxa de ocupação, mas se colocar a mão na sua consciência verá que mais de metade das vezes o problema não é só excesso de compromissos, mas também falta de organização e por vezes preguiça.
Quer uma prova?
Porque é que o pico de adesão aos ginásios se dá entre março e julho? De repente toda a gente deixou de ter reuniões e a agenda cheia, ou querem de facto ARRANJAR tempo para se porem em forma e voltar a caber no fato de banho e exibi-lo na praia?
Mas então há segredos?
Sim, se houver uma organização, métodos e compromisso em fazê-lo, é possível. Quase todos os livros de gestão de tempo abordam esse princípio logo nas primeiras frases. Se não tiver disciplina e vontade de seguir um plano de gestão de tempo, nem continue a ler o livro e aproveite o seu tempo para outras atividades.
Assim sendo, para provarmos que a falta de tempo e a preguiça andam por vezes muito juntinhas, pensámos num conjunto de ações que podem ser facilmente realizadas, que não envolvem grandes custos e que, caso não haja a preguiça, terão uma eficácia tremenda na sua gestão de tempo.
Planear é a chave do sucesso
E quando dizemos planear é mesmo planear…
– considere que para sair de uma reunião e entrar noutra ou consegue materializar-se como nas séries de ficção científica ou então terá de calcular o tempo que demora a percorrer a distância que separa os clientes;
– preveja o tempo de cada reunião e dê uma margem de segurança;
– se coloca na sua agenda as reuniões, porque é que não coloca também a hora da ginástica, o tempo para “pensar”, preparação de ações, entre outras coisas? Cria assim aquilo a que normalmente chamamos “diário por defeito”. Se conseguir seguir entre 60 a 70% do seu diário por defeito damos-lhe desde já os nossos parabéns;
– não fuja dos seus compromissos e do que tem MESMO de fazer… muitas vezes adiamos o inevitável e procuramos escapar-nos das tarefas que são menos aliciantes. Criamos nessa altura 1001 coisas diferentes para serem feitas e depois queixamo-nos sempre do mesmo.
Controle o seu tempo
Há sempre maneira de “roubar tempo ao tempo” e conseguir gerir o dia que temos. Imagine que o seu trabalho é vender gelo e que todos os dias sai de manhã com um grande balde de gelo e tem de o vender com a maior brevidade possível, senão derrete! O nosso tempo é o gelo.
– evite os vampiros de tempo. Tem colegas “um minuto”? Aqueles que lhe pedem um minutinho para discutir uma coisa rápida e acabam por demorar 50 minutos? Crie um esquema para os controlar e não ser interrompido constantemente;
– por vezes o letreiro “não interromper” ou a porta fechada resultam… sabia que se interromper uma tarefa o seu cérebro demora pelo menos 10 minutos a voltar ao ponto em que estava? Se estiver a fazer alguma tarefa delicada, tente não ser interrompido;
– desligue o sinal que avisa a chegada de e-mails e não trabalhe com o Facebook aberto… vai estar sempre a dar olhadelas rápidas que lhe tiram sempre muito tempo;
– eu acredito que quer estar presente para apoiar a sua equipa, mas os seus colaboradores têm de crescer e aprender sozinhos. Fomente a tomada de decisão e o empreendedorismo na empresa, não tenha medo do erro… assim a equipa torna-se mais autónoma e liberta o seu tempo para tratar de outras ações;
– fixe um objetivo em termos de poupança de tempo e tente cumpri-lo. Hoje uma hora parece pouco, mas já é muito e assim vai aumentando…
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