Consoante o estilo comportamental do vendedor e a área de negócio em questão, alguns odeiam, outros adoram.

Não estou tão preocupado com o facto de se gostar ou não se gostar de fazer prospeção.

Penso que é ponto assente em qualquer área comercial que, de uma forma ou de outra, o processo comercial começa com contactos de potenciais clientes, contactos esses que podem, ou não, ser de qualidade, que podem, ou não, estar interessados, que podem, ou não, ter orçamento.

Enfim, começa a ver um padrão?

Claro que sim.

Uma das principais dificuldades da prospeção prende-se precisamente com a qualidade da informação com que trabalhamos.

Ter uma “boa” base de dados de potenciais clientes é fundamental.

Quanto melhor for a informação com que trabalhamos, maior capacidade temos de “afinar” o tiro que damos.

Existem várias possibilidades de criar a Vossa base de dados.

Normalmente, as mais utilizadas, mas nem sempre as mais eficazes, são as seguintes:

• Construídas à mão

Este tipo de base de dados faz sentido quando existem negócios ou nichos de mercado que não estão disponíveis nas bases de dados que se querem adquirir.

Neste caso, temos várias ferramentas na Internet que nos podem ajudar: as Páginas Amarelas eletrónicas, Diretórios de Indústria, Sites de associações comerciais ou industriais, os anúncios que são colocados em revistas das especialidade, associações de profissionais do sector, etc.

• Adquiridas

Neste caso existem 2 tipos de entidades a quem costumamos recorrer quando adquirimos bases de dados para os projetos de reestruturação comercial que implementamos nos nossos clientes.

Todas têm vantagens e inconvenientes.

As primeiras são utilizadas principalmente com as maiores empresas do ranking nacional, normalmente adquirem-se as 1000 maiores por distrito, para ser mais eficaz.

Têm a vantagem de estar muito bem caracterizadas em termos de valores de faturação, nº de empregados, principais quadros, etc.

São bases de dados normalmente mais caras, mas permitem uma maior eficiência na segmentação das empresas que nos interessam.

Nos outros casos, são bases de dados de todo o tecido empresarial, com cerca de 300.000 contactos, mas a única segmentação que possui é por sector de atividade.

Quer a base de dados seja construída à mão, quer seja adquirida, o importante é ter a seguinte noção: uma base de dados, a partir do momento em que é comprada ou criada, tem um tempo de vida muito curto se não for atualizada constantemente.

Ainda não está convencido de que uma boa base de dados é importante?

Então pense comigo.

Imagine que tem 100.000 potenciais empresas em Portugal.

Dessas 100.000 empresas, 50.000 são potenciais clientes devido ao seu volume de faturação.

Dessas 50.000 empresas potenciais clientes talvez 20.000 possam ser, de facto, empresas para as quais o Vosso produto ou serviço seja adequado.

Dessas 20.000 empresas, talvez 5.000 possam ser compradoras por uma necessidade imediata.

Bem, já temos as nossas 5.000 empresas, como é que agora lá vamos chegar?

Se a prospeção for feita da forma tradicional, vai com certeza dizer-me:

“Hummm, fazemos da forma habitual, telefonamos e marcamos reuniões com elas.”

E, de facto, a resposta está correta.

Só que normalmente um comercial realiza 3 a 4 reuniões, no máximo, com cada cliente.

E para fazer 4 reuniões é preciso muita disciplina e que tudo corra muito bem durante o dia.

Se fizer alguma qualificação telefónica, talvez consiga reduzir o número de empresas com as quais tenha de reunir para os tais 5.000.

Ora vamos imaginar que tem 3 comerciais.

5.000 empresas a dividir por 3 comerciais a dividir por 4 reuniões por dia.

Quanto é que dá?

5.000 empresas / 3 comerciais / 4 reuniões por dia = 416,6 dias.

Demorará então 416,6 dias a bater todos estes clientes.

Ora um ano tem 22 dias úteis em média por mês e cada comercial trabalha 11 meses.

Temos, por ano, 242 dias trabalháveis.

Isto já para não falar nos famosos feriados e pontes.

Ou seja, vai demorar quase 2 anos a dar a volta aos 5.000 clientes para descobrir onde estão os negócios que necessitam.

Então ainda pensa que a prospeção da forma tradicional é eficaz?

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No entanto, não é disso que gostaria de falar esta semana.

Qual foi a última vez que marcou um encontro com o seu Telefone?

Sim, um encontro.

Pegar na sua agenda e selecionar 1 a 2 horas, 3 a 4 dias por semana só para chamadas com clientes e, acima de tudo, novos contactos.

Para muitos dos vendedores que conhecemos e com os quais trabalhamos, o telefone é apenas uma arma de arremesso.

Cada vez que pensam em fazer telefonemas para marcação de reuniões ou abertura de portas a frio nas empresas, até começam a suar.

Mas será que tem mesmo de ser assim?

Claro que não.

Se bem utilizado, o telefone pode vir a ser uma ferramenta de trabalho fantástica para um comercial.

No entanto, é necessário que todas as semanas o use e que dedique à prospeção e entrada em novos clientes pelo menos 20 a 30% do seu tempo semanal.

Se eu fosse a si, pegava já na minha agenda e marcava na agenda pelo menos três blocos de duas horas cada nas próximas quatro semanas.

Estes blocos de tempo têm de ser religiosamente respeitados.

Um pequeno conselho: quando fizer chamadas telefónicas com clientes para prospeção, faça apenas isso!

Não fale com colegas nos intervalos, não responda a e-mails, não responda ao Messenger, nem se distraia com outras coisas.

Mantenha-se 100% focado nas chamadas telefónicas.

Se estiver sempre a interromper ou a ser interrompido, o trabalho vai demorar o triplo do tempo e as suas chances de sucesso baixam vertiginosamente.

Segundo um estudo de Harvard, interromper uma tarefa e recomeçá-la ao longo do dia faz com que essa mesma tarefa demore mais 50 a 80% de tempo do que se fosse realizada toda de seguida.

Crie uma rotina própria para a prospeção comercial.

Algo que possa ir ajustando e afinando consoante a rotina está a funcionar ou não.

Em primeiro lugar, faça uma lista de clientes a quem ligar.

Embora básica, não imagina a quantidade de vendedores que, apesar de seniores, não o fazem.

O normal é fazer uma chamada, desligar e ver a quem é que vamos ligar a seguir.

Como deve imaginar, nestes pequenos entretantos perde-se imenso tempo.

Depois da lista feita, pare um pouco e pense na mensagem.

Não pegue no telefone sem ter na sua cabeça perfeitamente programado o que vai dizer.

Escreva um script, teste-o em voz alta até se sentir confortável em utilizá-lo.

Torne o script simples.

Muitas vezes o vendedor tenta dizer demasiadas coisas ao telefone.

O único objetivo do telefonema é muitas vezes marcar uma reunião ou visita.

Se assim é, então tudo o que não acrescenta valor, retira.

Foi um conselho que me deu o meu chefe há muitos anos quando era vendedor e, de facto, tinha muita razão no que dizia.

Torne a mensagem simples, direta e objetiva.

Não perca tempo com floreados.

Apresente-se e vá diretamente ao assunto.

Tenha uma pergunta de abertura que gere o interesse, envolva o cliente com o tema e finalmente feche a chamada com a marcação da reunião.

É crítico saber o nome do cliente de antemão.

Quanto ao script, pode ser algo do género:

Nós: “Boa Tarde, Sr. Eng.º X? Fala José de Almeida da Ideias e Desafios, será que pode ajudar-me?”

PAUSA

Cliente: “Se eu puder, do que é que se trata?”

Nós: “Somos uma empresa de ___________ e temos trabalhado com as maiores empresas do seu sector na melhoria dos _________.

Chegamos a conseguir 30 a 40% de aumento de resultados nos processos Y.

Gostaria de saber se o Senhor teria 10 a 15 minutos para conversarmos pessoalmente e ver se faz sentido esta solução para a Vossa empresa.

Quando é que acha que poderíamos marcar?”

Cliente: “Mas como é que fazem isso?”

Nós: “(Dar mais alguns detalhes, mas poucos), … mas como deve imaginar é algo difícil de explicar por telefone.

Quando é que poderíamos encontrar-nos? Não lhe tomo mais do que 10 a 15 minutos.”

Como vêem, é simples e direto.

O importante é estarmos sempre a voltar à marcação da reunião.

Como deve imaginar, no início terá alguma dificuldade.

Isso é normal, o importante é não desistir, e ver se o script está a resultar ou não e se não resultar tentar novas abordagens e argumentos.

Esta semana não perca mais tempo, marque o seu encontro com o seu telefone!

Vai ver que as suas vendas lhe agradecem!

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