“O que gostava de alterar na sua empresa?”

Embora pareça simples, muitas das vezes provoca reações bastante diversas.

As respostas podem ir do “tudo” até questões mais cirúrgicas, como sendo, aumentar as vendas, diminuir os custos, receber a tempo e horas, e por aí adiante…

Mas a resposta que me foi dada esta semana por um quadro de direção de topo de uma grande empresa foi:

“Olhe, não sei. Não sei por onde começar.”

O problema, ou problemas, eram tantos que esta pessoa especificamente já não sabia para onde se havia de virar.

Esta é uma situação que surge bastantes vezes à nossa equipa, nos dias que correm, no terreno.

Com a crise, com a diminuição do consumo, com a queda no imobiliário, com…

Mas será que tudo isto importa?

No nosso entender, é algo que deve ser considerado, mas que tem de ser tomado como uma nova variável no mercado.

E mesmo sendo a nossa equipa bastante otimista e positiva, tem sido esta variável que aconselhamos os nossos clientes a manterem nas suas cabeças quando realizam planos e expectativas.

Ou seja, planear para um cenário onde a crise ainda se mantenha por mais algum tempo.

Por quê? Para que se possa planear para o pior e esperar o melhor, como costumamos dizer internamente.

A questão é, voltando ao tema do artigo, como podemos alterar algo na empresa neste tipo de clima económico.

Umas das coisas que costumo perguntar às empresas nestas situações é qual a sua Visão e Missão.

“Missão e Visão?”, estará provavelmente a pensar.

Sim, visão e missão, o que queremos validar é se a empresa tem princípios que norteiam a sua actuação ou, geralmente, se tiveram e já não se lembram deles.

No outro dia, com esse mesmo empresário, enquanto esperava no hall de entrada, como de costume, aproveitei o tempo para entrar em modo de observação.

Ver se as pessoas ainda sorriem na empresa, qual o nível de “stress” que se ouve nas vozes, o que têm pendurado. E ao olhar para as paredes deparei-me com um quadro onde estava escrita a missão e a visão da empresa.

Não as vou aqui escrever para não divulgar a empresa em causa, mas era algo bastante forte, que denotava uma cultura de excelência perante os seus clientes.

Impressionou-me especialmente a Visão, que denotava um caminho claro, estabelecido talvez já há bastantes anos, fator que se denotava no amarelado do papel e nos maus tratos do tempo que o quadro já tinha bem patentes.

Na reunião, após alguma conversa, uma das questões que coloquei ao empresário foi precisamente sobre a sua Visão e Missão.

Ele fez um ar bastante espantado, como se não as reconhecesse.

Tratava-se de uma empresa que em tempos teve aquela cultura de excelência, mas que agora, com o evoluir dos tempos e a pressão dos números e das margens, a esquecera completamente.

Depois de várias sessões de trabalho com a Direção de Topo, chegámos à conclusão que o que lhes granjeara o sucesso no passado foram precisamente a sua Visão e Missão, que estiveram em tempos bem explícitas na mente de todos os que ali trabalhavam.

Após algumas deliberações com a Direção, chegámos ao consenso de que as mudanças a operar, razão pela qual tínhamos sido contratados, seriam baseadas nisso mesmo.

Voltar ao básico, que, na prática, não tinha mesmo nada de básico, e reorientar novamente a empresa segundo a missão e visão estabelecidas há cinco anos.

Após reunião geral com todas as pessoas, foram estabelecidos 3 grupos de trabalho, sendo que em todos existia uma mescla de pessoas novas com pessoas do tempo em que a missão e a visão da empresa eram reis e rainhas dentro de portas.

No espaço de alguns meses começámos a ver mudanças e a reação dos clientes foi especialmente recompensadora.

Ao reorientar a empresa pela cultura de excelência e serviço ao cliente que antes lhes granjearam o seu sucesso, começaram lentamente a ganhar terreno face à concorrência.

Hoje em dia a empresa ainda não está fora do vermelho, mas apresenta já sinais de recuperação bastante sólidos, tendo inclusive conseguido voltar a ter o apoio da banca e um novo alento em termos financeiros.

Diga-me uma coisa, e a sua empresa?

Também tem um quadro com a Missão e a Visão já um pouco amarelado, perdido numa parede algures nas suas instalações?

Esta semana pare um pouco para pensar, reveja especialmente quais foram as principais mudanças dos tempos áureos da empresa para agora e reponha a sua empresa no caminho do sucesso.

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Uma barragem, como sabemos, é uma presa de água que impede o natural fluxo de água de um rio. Mas se no caso das barragens elas existem para fins positivos, no caso das empresas já não é tanto assim.

Imagine, por exemplo, um rio dentro da sua empresa que une todos os departamentos: finanças, comercial, produção, marketing, etc.

Se o fluxo desse rio não for livre, o que acha que acontece?

Por exemplo, se o seu departamento de marketing e o seu departamento comercial estiverem separados por uma barragem, a informação do terreno recolhida pelos vendedores não passa para o marketing.

Resultado: peças de marketing e campanhas pouco otimizadas.

Se o seu departamento de produção e o seu departamento comercial têm uma barragem entre si, o que acha que irá acontecer???

Uma inevitável falha de comunicação que leva a que os clientes não tenham os seus produtos nas datas que deviam ou, se for no sentido inverso, produtos que não têm total aceitação por parte dos clientes ou então desenquadrados da oferta que a concorrência lhes oferece.

O fenómeno das barragens tem também um problema adicional: é que apesar de ser praticamente lógico pensar que em tempos de crise se devia esforçar para diminuir tudo isto, a verdade é que quanto maior for o stress organizacional, maior incidência tem este fenómeno.

Quanto mais tememos pelo nosso posto de trabalho, mais temos tendência a fechar-nos e a não deixar que a informação flua.

Agora como é que tudo isto se combate?

Principalmente com um sentido de visão inspirado pela liderança da empresa e, acima de tudo, com muita comunicação entre todos.

O fundamental nestas situações é que os quadros de direção de topo se unam e “falem” sobre tudo isto, inspirando no resto das pessoas uma visão comum que inspire ela própria o alinhamento empresarial.

Nestas alturas é mais do que nunca necessário que se estabeleçam canais de comunicação claros que permitam resolver os problemas rapidamente e facilitar o alinhamento dos diferentes departamentos, impedindo desta forma a formação de barragens.

Recentemente, num projecto com uma das empresas nossas clientes que nos procurou após um inquérito de satisfação ao cliente ter dado resultados extremamente negativos, foi-nos solicitado que os auxiliássemos na criação de um programa de formação e intervenção.

Após reuniões com os diversos departamentos envolvidos, tornou-se claro para nós que estávamos novamente na presença de uma empresa com “barragens”.

Normalmente privilegiamos soluções simples, pois por norma são as mais eficazes. Se eu, que faço parte da empresa, não entender a solução e de que forma é que vai beneficiar a empresa onde trabalho, como é que a vou aceitar e utilizar?

Numa primeira fase reunimos com a Direção da empresa e através de uma metodologia própria promovemos aquilo que na nossa gíria chamamos “sessão de colocar o elefante em cima da mesa”.

Provavelmente estará a pensar: o que é o “elefante”?

O elefante é aquele problema que todos vêem, mas de que ninguém fala…

Sabe aquele que está ali mesmo à frente, mas que normalmente ninguém refere? Há tanto tempo que ele existe, para quê falar?

Em muitos dos projetos que fazemos existe este tipo de situações. Se não forem expostas, por mais que se invista em mudança, ela não acontece ou então tem uma alta probabilidade de tudo voltar ao mesmo passado pouco tempo.

Numa segunda fase, promoveu-se este tipo de sessões por toda a organização, estabelecendo de uma forma clara a comunicação entre todos os departamentos e a procura de soluções e resolução clara e aberta dos problemas encontrados.

Hoje em dia o alinhamento é de tal ordem na empresa que no refeitório existe um conjunto de quadros onde todos têm a possibilidade de colocar os problemas que encontram.

A única regra é que ao lado do problema a pessoa que o refere tem de apresentar também uma possível solução.

E na sua empresa? Imperam as “barragens”?

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