Embora o curso não seja sobre isso, é normal dedicar algum tempo a “limpar” alguns mitos da cabeça das pessoas.

O primeiro deles é que para gerir o nosso tempo é necessário um conjunto de ferramentas bastante complexas.
Ora, senão, veja o que cai nesta categoria:

• Gmail
• Outlook
• LinkedIn
• Agendas Eletrónicas
• Listas de todo’s
• Caixas de entrada e saída de assuntos

Enfim, a lista poderia prolongar-se indefinidamente.

Antes de pensar qual é a forma ideal de gerir o Vosso tempo temos de parar um pouco, pensar e colocar a seguinte questão:

“Para que é que eu quero mais tempo?”

Muitas vezes as dizem-nos: “Gostava que o dia tivesse o dobro das horas”.

Ao que normalmente respondo:

“E tem, basta que não durma.”

Embora em tom de brincadeira, esta questão é pertinente.

Se queremos tempo a mais para trabalhar mais, o que pensa que acontecerá no nosso cérebro?

Claro.

Vai mandar-nos dar uma curva e com toda a razão.

Em primeiro lugar, é preciso gerar dentro de nós a congruência em relação ao que queremos para o nosso tempo extra.

Pare um pouco para pensar.

Quero o meu tempo extra para:

• Estar com a minha família
• Ler um livro
• Ir ao cinema
• Passear
• Jogar à bola
• Ir ao ginásio
• Namorar

O que é comum em todos estes tópicos?

Acertou.

O facto de não tocar sequer em trabalho.

Para nós, a forma de se motivar a gerir melhor o seu tempo é, de facto, arranjar uma boa razão para gastar o tempo que normalmente desperdiça.

Após ter isto definido, pense então qual é a melhor ferramenta para si para gerir o tempo.

Nem todas as pessoas são iguais.

O que funciona para si, não funciona para o seu colega.

Aqui no nosso entender não é possível uma ferramenta para todas as pessoas.

Temos de experimentar e testar qual delas é a mais eficaz para cada um de nós.

O que importa é que tenhamos um sistema.

Seja uma folha de cálculo, seja uma agenda, seja até um bloco de notas com uma lista de coisas a fazer, se resultar para si, é a solução ideal.

Após a ferramenta encontrada, vamos focar-nos no método.

Em primeiro lugar, para nós gestão de tempo faz-se à semana ou ao mês.

Dia a dia, salvo exceções, não é viável.

Concentre-se na 2.ª feira de manhã em planear a sua agenda.

Faça uma lista das coisas mais importantes que tem para esta semana e aloque na sua agenda blocos de tempo para as fazer.

Repare que eu disse importantes. Não disse urgentes!

Depois é ter um pouco de flexibilidade, mas tentar manter a agenda conforme a planeamos.

Foque-se em categorizar as atividades que lhe surgem em 4 categorias:

UI – Urgentes e Importantes

Estas temos mesmo de dar-lhes prioridade.

NUI – Não urgentes nem importantes

Estas são para deixar para outras núpcias.

Até aqui é fácil. O problema surge com as duas categorias seguintes:

I – Importantes

Estas deveriam ser as tarefas com mais importância na nossa agenda.

São aquelas que não têm uma urgência extrema, mas a sua importância faz toda a diferença no sucesso nas nossas vidas.

Questões como planeamento, formação, estratégia, até mesmo parar, pensar e refletir, deveriam estar no topo da nossa agenda.

Mas de alguma forma, devido às tarefas que vêm a seguir, acabam sempre por ficar para segundo plano.

U – Urgentes

Finalmente chegamos às mais problemáticas.

As famosas “urgentes”.

Uma das questões que eu normalmente ponho às pessoas é:

“É urgente para quem?”

Para o colega que pede o relatório, mas depois só o usa daqui a uma semana?

Para o cliente que pede uma proposta para ontem, mas que depois demora 2 anos a decidir?

Está a ver o filme?

Quantas vezes estamos nesta situação?

Nestes casos, procure validar se de facto é urgente.

Uma boa questão é perguntar:

“Morre alguém se não fizermos isto já?”

Normalmente isto coloca logo as coisas em perspetiva.

Esta semana já sabe, pare um pouco e invista tempo nas questões de facto “Importantes” na sua vida.

Vai ver que o seu sucesso chega mais depressa.

Esta é apenas uma das questões que focamos nos nossos Workshops de Liderança.

Se esta é interessante, imagine tudo o resto que pode lá aprender.

Não é “Urgente” inscrever-se?

Mas com certeza que é “Importante” na sua Vida!

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No meu entender, é incrível como algumas das coisas que ele escreveu sobre vendas, liderança, gestão de tempo, entre outras, há alguns anos continuam ainda tão atuais.

Um das coisas de que me recordo, e que ele referia frequentemente, era que devíamos comer um sapo todas as manhãs.

Não se arrepie já a pensar no sapo e no engolir.

Como é óbvio, é figurativo.

Mas a ideia é que se fizermos uma tarefa que seja algo chata e maçuda logo pela manhã, o resto do dia irá correr-nos muito melhor, dada a energia gerada ao completarmos essa tarefa.

Mas o que é que as vendas têm a ver com os sapos, estará provavelmente a pensar?

Se pensar, existem nas vendas um conjunto de sapos que ninguém gosta de fazer.

Quer um exemplo?

Prospeção!

Não é que seja assim com todas as pessoas, mas dos mais de 3000 que já formei em Portugal em Vendas, uma grande percentagem torce o nariz à prospeção.

Se pensar na sua empresa ou no seu caso pessoal, se for vendedor, acorda todos os dias a dizer:

“Que bom, hoje vou fazer prospeção!”?

Claro que não.

Mas o que é certo é que muito do sucesso de um comercial baseia-se na quantidade e qualidade de portas que consegue abrir nos potenciais clientes.

Com prospeção, seja ela feita de que forma for.

No nosso entender, com o advento das Vendas 3.0, ou seja, da integração dos novos canais de internet que permitem chegar aos nossos clientes, existe um conjunto de novas ferramentas que não podem ser ignoradas como válidas para gerar negócio.

Se não sabe o que é o LinkedIn, xing, ordem dos vendedores, startracker, entre outras, aconselho-o vivamente a descobrir.

Pode estar a perder uma grande porta de entrada nos seus potenciais clientes.

Não é à toa que temos uma secção só dedicada a isto nos nossos cursos “A Nova Arte de Vender”.

Agora se é algo que custa e dá trabalho, pela teoria dos sapos, convém que o faça logo pela manhã.

Muito do sucesso dum comercial passa pela sua disciplina e pela sua estratégia.

Ao termos uma estratégia, podemos verificar se ela está a funcionar e, se não está a funcionar, alterar algumas das componentes ou as peças, para ter melhores resultados.

Uma estratégia para alguns negócios poderá ser:

“Telefonemas de prospeção pela manhã, reuniões depois de almoço e elaboração de propostas mais ao final do dia”.

Serve a todos os negócios?

Claro que não, mas é uma ideia de organização do dia a dia do vendedor.

A questão da gestão de tempo na atividade comercial não é pacífica.

Muito se tem escrito e a pouco consenso se tem chegado.

Não existem dois vendedores que sejam iguais.

Por isso convém que a gestão de tempo de cada um leve isso em conta.

Mas diferentes ou não, é senso comum que se não conseguirmos estar perante os nossos clientes, nada do que vem a seguir no processo comercial se pode desenrolar.

Se estamos só à espera de que os nossos clientes venham até nós, então, como diz o ditado, bem podemos esperar sentados.

Em tempos desafiantes deve dar-se especial cuidado a não descurar a prospeção, por isso devemos lutar ainda mais e tentar abrir ainda mais portas.

Se os nossos rácios de fecho diminuíram, então não existe nenhuma outra solução simples que eu conheça que não passe pela prospeção e pela abertura de mais portas para compensar este facto.

Olhem para as Vossas métricas de vendas, se é que existem, para as Vossas métricas de conversão de telefonemas em reuniões, de reuniões em propostas e de propostas em fechos e abram os olhos para a realidade atual que Vos cerca.

Se forem honestos convosco, vão ver que vão obrigatoriamente ter de aumentar a primeira componente da prospeção para compensar a diminuição de todas as outras.

Esta semana já sabe!

Agarre-se ao telefone!

Vai ver que não dói… quase nada!

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Quantas vezes se depara com a falta dele durante o dia? Aliás, quantas vezes já se queixou hoje com falta de tempo? Estamos constantemente a correr de ou para alguma coisa. São reuniões, compromissos, telefonemas, os miúdos e a escola, e ups que já estou atrasado, mas o trânsito da 2.ª Circular não me deixou avançar.

Eu confesso que são muitas as empresas que nos pedem ajuda na “arte de gerir o tempo”… ao que perguntamos quase imediatamente: mas existe vontade? Existe possibilidade?

Não quero com isto martirizar quem tem, de facto, vidas a 150% de taxa de ocupação, mas se colocar a mão na sua consciência verá que mais de metade das vezes o problema não é só excesso de compromissos, mas também falta de organização e por vezes preguiça.

Quer uma prova?

Porque é que o pico de adesão aos ginásios se dá entre março e julho? De repente toda a gente deixou de ter reuniões e a agenda cheia, ou querem de facto ARRANJAR tempo para se porem em forma e voltar a caber no fato de banho e exibi-lo na praia?

Mas então há segredos?

Sim, se houver uma organização, métodos e compromisso em fazê-lo, é possível. Quase todos os livros de gestão de tempo abordam esse princípio logo nas primeiras frases. Se não tiver disciplina e vontade de seguir um plano de gestão de tempo, nem continue a ler o livro e aproveite o seu tempo para outras atividades.
Assim sendo, para provarmos que a falta de tempo e a preguiça andam por vezes muito juntinhas, pensámos num conjunto de ações que podem ser facilmente realizadas, que não envolvem grandes custos e que, caso não haja a preguiça, terão uma eficácia tremenda na sua gestão de tempo.

Planear é a chave do sucesso

E quando dizemos planear é mesmo planear…

• Considere que para sair de uma reunião e entrar noutra ou consegue materializar-se como nas séries de ficção científica ou então terá de calcular o tempo que demora a percorrer a distância que separa os clientes;
• Preveja o tempo de cada reunião e dê uma margem de segurança;
• Veja se coloca na sua agenda, as reuniões, porque é que não coloca também a hora da ginástica, o tempo para “pensar”, preparação de ações, entre outras coisas? Cria assim aquilo a que normalmente chamamos “diário por defeito”. Se conseguir seguir entre 60 a 70% do seu diário por defeito damos-lhe desde já os nossos parabéns;
• não fuja dos seus compromissos e do que tem MESMO de fazer… muitas vezes adiamos o inevitável e procuramos escapar-nos das tarefas que são menos aliciantes. Criamos nessa altura 1001 coisas diferentes para serem feitas e depois queixamo-nos sempre do mesmo.

Controle o seu tempo

Há sempre maneira de “roubar tempo ao tempo” e conseguir gerir o dia que temos. Imagine que o seu trabalho é vender gelo e que diariamente sai de manhã com um grande balde de gelo e tem de o vender com a maior brevidade possível, senão derrete! O nosso tempo é o gelo.

• Evite os vampiros de tempo. Tem colegas “um minuto”? Aqueles que lhe pedem um minutinho para discutir uma coisa rápida e acabam por demorar 50 minutos? Crie um esquema para os controlar e não ser interrompido constantemente;
• Por vezes o letreiro “não interromper” ou a porta fechada resultam… sabia que se interromper uma tarefa o seu cérebro demora pelo menos 10 minutos a voltar ao ponto em que estava? Se estiver a fazer alguma tarefa delicada, tente não ser interrompido;
• Desligue o sinal que avisa a chegada de e-mails e não trabalhe com o Facebook aberto… vai estar sempre a dar olhadelas rápidas que lhe tiram sempre muito tempo;
• Acredito que quer estar presente para apoiar a sua equipa, mas os seus colaboradores têm de crescer e aprender sozinhos. Fomente a tomada de decisão e o empreendedorismo na empresa, não tenha medo do erro… assim a equipa torna-se mais autónoma e liberta o seu tempo para tratar de outras ações;
• Fixe um objetivo em termos de poupança de tempo e tente cumpri-lo. Hoje uma hora parece pouco, mas já é muito e assim vai aumentando…

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Controle o seu tempo

Há sempre maneira de “roubar tempo ao tempo” e conseguir gerir o dia que temos. Imagine que o seu trabalho é vender gelo e que todos os dias sai de manhã com um grande balde de gelo e tem de o vender com a maior brevidade possível, senão derrete! O nosso tempo é o gelo.

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• Porque estou a fazer isto?
• Que problema estou a resolver?
• Estou a acrescentar valor?
• Haverá uma forma mais fácil?
• O que poderia estar a fazer em vez disto?

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