Delegar – Ideias e Desafios

A arte de delegar, uma ciência esquecida?

Jose Almeida — Mon, 05 Jun 2023 09:00:00 +0000

A arte de delegar diferencia muitas vezes os líderes dos seguidores!

A razão para tal suceder prende-se com o facto de muitos de nós termos dificuldade em deixar cair a nossa necessidade de controlo.

A arte de delegar é essencial nas organizações atualmente, que cada vez mais possuem estruturas achatadas.

Para mais eficazmente delegar, tente implementar os seguintes pontos de cada vez que tiver de o fazer:

Encontre a pessoa certa para o projeto

Não atribua o projeto a qualquer um, a não ser que não se importe com o resultado que o mesmo venha a ter. Se quer que o trabalho seja bem executado, deverá obrigatoriamente, e sempre que possível, encontrar a pessoa mais adequada.

Caso isso não seja possível, encontre a que apresente o melhor compromisso e invista a treiná-la para que de facto se verifiquem bons resultados.

Delegue autoridade e responsabilidade

A pior coisa que poderemos fazer é delegar uma tarefa e depois atar as mãos da pessoa.

Se escolheu a pessoa certa ou investiu na formação de uma, tem de lhe dar autoridade para que o trabalho possa ser realizado sem a sua supervisão.

Se passa a vida a analisar cada passo que a pessoa dá, não está, de facto, a delegar.
Desta forma, torna-se mais simples tornar a pessoa responsável pela qualidade do trabalho em causa.

Torne a descrição da tarefa clara como a água

Explique claramente a natureza do projeto à pessoa.

Isto pode ser feito verbalmente ou por escrito, dependendo da complexidade da tarefa em causa.

Disponibilize-se para responder a todas as questões que lhe coloquem rapidamente e de forma detalhada para que a pessoa sinta o seu apoio no processo.

Acorde uma data limite

Quando a pessoa a quem delegamos entende as suas necessidades e acima de tudo as suas expectativas, tudo se torna mais simples.

Acorde com ela datas que sejam viáveis para ambos os lados, desta forma terá muito mais envolvimento da outra parte no processo.

Reveja e faça coaching

Todas as tarefas têm uma curva de aprendizagem associada.

Durante este tempo devem rever periodicamente o progresso da outra pessoa de uma forma não intrusiva.

Desta forma será fácil verificar se é necessário fazer ou não coaching à pessoa em questão na execução da sua tarefa.

Esta semana pare um pouco e estabeleça o caminho para uma delegação eficaz.

Vai ver que quando começar, vai encontrar cada vez mais coisas que poderão começar a ser feitas por outros.

Já imaginou o tempo livre que tudo isto lhe poderia trazer?

Comece hoje mesmo a treinar as suas pessoas para o apoiarem cada vez mais nas tarefas que possa delegar.

Desta forma, pode ser que daqui a uns tempos possa, de facto, gerir a sua empresa em vez de passar a vida a apagar fogos e a desperdiçar tempo em atividades não lucrativas.

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A sua gaiola é dourada?

Jose Almeida — Mon, 26 Apr 2021 09:00:00 +0000

Não pretendo de forma alguma estragar a surpresa a quem ainda não teve a oportunidade de ver este filme. “A Gaiola Dourada” é sem dúvida um dos filmes mais interessantes dos últimos tempos.

Retratando muito bem a realidade emigrante, sem exageros e sem ridicularizar os portugueses, mostra alguns dos valores que nos são muito queridos, tais como o estar sempre pronto a ajudar, o querer fazer as coisas bem feitas, a disponibilidade para os outros e a capacidade de trabalhar arduamente.

Apesar das crises, dos fatores externos e de problemas sobejamente conhecidos, os portugueses sempre tiveram esta vontade de empreender. Sempre fomos destemidos, porque muitas vezes era a nossa única opção e não podíamos fazer mais nada senão arriscar. Existem portugueses em todos os cantos do mundo, são reconhecidos por serem inovadores e trabalhadores, damos “cartas” em muitas áreas que nós próprios desconhecemos.

O filme fez-me no entanto pensar em quantos de nós estamos presos em gaiolas douradas…

Muitos empreendedores criam o seu próprio emprego, muitas empresas vivem, de tempos a tempos, as dores de crescimento normais do negócio, muitos ficam de tal forma específicos que se torna difícil avançarem para outros nichos. Mas há outras gaiolas douradas, muitas vezes criadas pela nossa própria dificuldade em gerir outras tarefas, em delegar e em passar a outros as nossas tarefas, no medo de abraçar novos desafios.

Criação do próprio emprego

Este é um dos maiores desafios dos empreendedores. Passar de ser trabalhador por conta de outrem para ser trabalhador por conta própria é difícil, mas nos dias de hoje em muitos negócios e start ups existem poucos empregados e muitas vezes um único!

Esta é a primeira gaiola onde vemos muitos empresários. Trabalhos muito técnicos e especializados onde uma única pessoa tem de tratar de tudo, desde o marketing às vendas e contabilidade.

Chega-se depois a uma altura em que temos de partir para outro patamar. E ao mesmo tempo que a faturação vai aumentando, fazem-se investimentos e conseguem-se algumas vitórias, como um contabilista para a empresa, por exemplo. E assim gasta-se menos tempo a tratar da “papelada financeira”. Muitas vezes consegue-se até uma empresa de marketing que possa tratar do branding e da imagem, ou da publicidade para pôr empresa em destaque.

E depois, caso seja possível, um comercial, depois outro e mais outro para garantir cobertura nacional da empresa. Se for uma empresa cujo know-how esteja mais centrada no responsável, então terá de ser escalado esse conhecimento para outros na empresa.

Delegar

Este é o maior desafio… delegar tarefas e funções! Quer seja empresário ou responsável de uma equipa, o desafio é enorme. Todos temos imenso orgulho no que fazemos e acreditamos que esse empenho e toque pessoal é sempre importante na escolha de uma empresa com quem trabalhar, num serviço a contratar ou confiar.

Delegar não é abdicar. Terá de ser feito de forma continuada e sempre recorrendo a feedback.

Se estamos a falar em conhecimento puro, veja que funções ainda faz que poderiam ser delegadas a outras pessoas, as que têm menos risco e podem ser replicadas facilmente. Assim, mantém-se nas suas tarefas aquilo que é tão especial a fazer.

Quando falamos de responsáveis de empresa, ou de equipas, temos em primeiro lugar de descobrir quem são os talentos da nossa equipa. Quais os colaboradores a quem podemos delegar com confiança certas funções? E que funções escolhemos para serem delegadas? Sabendo as competências dos nossos colaboradores, sabemos a quais dar determinadas funções e quais os que não estão preparados para as assumir. E temos de confiar que vão realizar essas funções com o mesmo profissionalismo que nós.

Ficar numa gaiola ou redoma porque receamos crescer transforma-se muitas vezes num pesadelo e no declínio de algumas empresas. Desde que exista capacidade instalada para crescer, tem de se apostar na equipa e no seu desenvolvimento.

Quando bem orientados, eles poderão surpreendê-lo pela positiva.

Urgente para quem?

Jose Almeida — Mon, 19 Apr 2021 09:00:00 +0000

Urgente?

Há momentos em que somos constantemente interrompidos por colegas, por telefonemas, por e-mails, em que estamos mergulhados em tarefas perfeitamente delegáveis ou extremamente importantes… para outros! Há alturas em que nos dispersamos em todo e mais um pouco de SPAM, como e-mails engraçados, tarefas agradáveis e até as últimas “fofocas” dos nossos amigos do Facebook… Não tem problema desanuviar, mas nos momentos certos. Há semanas, às vezes meses, em que, por não ser urgente, não trazemos à agenda o planeamento, o pensamento criativo, a formação, as reuniões de equipa, o feedback aos nossos colaboradores. Sabemos que é importante, mas acabamos por adiar para quando tivermos tempo! E no meio de tudo isto, com as crises que surgem, vestimos o fato de bombeiro(a) todos os dias para resolver os problemas imediatos e até já nos tem acontecido falhar alguns prazos… os tais que eram urgentes e importantes. Onde terão afinal ido parar as nossas prioridades, para nos determos a endereçar as prioridades dos outros?! Sinais de Alarme Quando saímos do trabalho e sentimos que corremos o dia inteiro e não fizemos nada de especial, sentimo-nos um pouco frustrados. Mas se disto fizermos o nosso dia-a-dia, seguramente que é de ficar alarmado… É nestas alturas que damos por nós constantemente a chegar a casa já a sentirmo-nos em falta (quando já lá estão todos e até o jantar está servido na mesa) e gracejamos qualquer coisa como “ando sempre a correr, não tenho tempo para nada”… E se tivesse mais tempo, já pensou para que o queria? O que é afinal o importante que não está a conseguir trazer à sua agenda? Começa o trimestre, o mês, sem definir os objetivos, sem analisar e partilhar os resultados do mês anterior? Adia as reuniões com a Equipa, a avaliação de desempenho ou a conversa que ficou de ter com este ou aquele recurso? “Estacionou” o Plano de Formação da Equipa para este semestre porque ainda nem sequer começou o Plano de Marketing que é suposto apresentar na reunião de Administração desta sexta-feira? Mas, afinal, onde está a desperdiçar o seu tempo? Sente que o telefone não pára e que a equipa o interrompe a toda a hora, que o dia se esvai porque anda a saltitar de reunião em reunião, e que fica preso aos detalhes, em tarefas infindáveis? Dá por si a não conseguir dormir, repleto de cansaço? Por vezes falta-lhe ânimo e energia e não consegue ser criativo? Já lhe disseram que parece uma “bomba-relógio” e não achou graça nenhuma?! Pois… Falta de tempo por falta de tempo… obrigue-se a PARAR! Necessário, Apropriado ou Eficaz? Posso convidá-lo(a) a fazer um teste e a refletir em torno desta citação: “É fácil mergulhar de cabeça e trabalhar no que tem que ser feito. É muito mais difícil levantar a cabeça e perguntar porquê.” E se, perante as tarefas que habitualmente lhe estão a preencher o seu dia-a-dia, se interrogar:

Porque estou a fazer isto?
Que problema estou a resolver?
Estou a acrescentar valor?
Haverá uma forma mais fácil?
O que poderia estar a fazer em vez disto?

Em muitas situações, a responsabilidade e autonomia são confusas e dará por si a fazer coisas que não precisava de ser você a fazer, simplesmente porque ainda não conseguiu delegar ou porque, mesmo já tendo delegado, não confia suficientemente que a tarefa fique bem feita e quase que está a duplicá-la (ou a controlar quem está a fazê-la). É curioso, porque às vezes fazemos as coisas que sempre fizemos, sem nos perguntarmos porquê ou se haveria outras a fazer mais apropriadas, que trouxessem mais valor, ou que se pudessem executar de forma mais eficaz… E o mais comum e mais angustiante é que nos damos conta de que, enquanto andamos ocupados com tudo o que já vem sendo hábito, poderíamos estar a chamar a nós outras coisas que, se não formos nós a fazer, ninguém fará… provavelmente as que nos trazem mais valor, que nos permitem inovar e nos levam mais além. Mesmo que não seja urgente, não deixe escapar o que é importante e não se permita continuar a avançá-lo de semana em semana na agenda… Trabalhar mais ou trabalhar melhor? Se precisamos de outros números, então temos que trabalhar mesmo orientados a resultados… Sabe que é determinante não terminar um dia sem planear o dia seguinte, mas escusa de fazer uma lista infindável… é que as listas muito grandes ficam sempre por cumprir, e isso esmorece qualquer um! Não exija demasiado, o Bom já é Ótimo. A cada dia coma o “sapo” o mais cedo que puder… Ou não lhe acontece chegar de manhã a pensar que tem uma tarefa inadiável e, à medida que o dia avança, lá vai “chutando” a tarefa para a frente, ou porque não gosta dela ou porque a acha mais difícil? Porque é que há-de passar o dia angustiado?! É para fazer, é para fazer, por isso termine-a o quanto antes, a partir daí o dia até vai parecer correr às mil maravilhas… Aprenda a dizer “Não”, que isto de chamar tudo a si ou de resolver sempre o que os outros têm para fazer deixa-o em falta com a sua agenda e a sua lista de prioridades. A interrupção e a produtividade nunca andaram de mãos dadas, por isso dê a conhecer a sua “zona de solidão”, para que os outros se apercebam do seu horário por defeito e o respeitem. Se a sua equipa souber que das 11H00 às 13h00 não está disponível vão organizar-se no sentido de não o interromper. E, já agora, aproveite essas duas horas para, de vez em quando, ousar pensar fora da caixa… Não complique demasiado nem protele decisões, não há nada de errado em tomar decisões minúsculas, serão seguramentemais fáceis de reverter se correrem menos bem… E, quando essas pequenas decisões lhe trouxerem bons resultados, celebre, já que os momentos de angústia vão rapidamente fazer parte do passado!

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Delegar – Ideias e Desafios

A arte de delegar, uma ciência esquecida?

Encontre a pessoa certa para o projeto

Delegue autoridade e responsabilidade

Torne a descrição da tarefa clara como a água

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